Người lao động nghỉ thai sản, nghỉ không hưởng lương hoặc nghỉ ốm là những trường hợp doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý khi rà soát dữ liệu BHXH, BHYT cuối năm. Việc chưa cập nhật kịp thời biến động nhân sự có thể dẫn đến sai lệch trong danh sách người tham gia bảo hiểm và ảnh hưởng đến quá trình gia hạn thẻ BHYT.
Theo Công văn số 9047/BHXH-QLT ngày 26/10/2026, BHXH TP.HCM đề nghị các đơn vị sử dụng lao động rà soát danh sách người lao động đang nghỉ thai sản, nghỉ không hưởng lương, nghỉ ốm và cập nhật kịp thời tình hình lao động phát sinh hằng tháng.
Vậy bộ phận HR cần thực hiện những công việc gì để bảo đảm dữ liệu tham gia bảo hiểm chính xác trước năm 2027?
Mục lục bài viết
1. Vì sao cần rà soát lao động nghỉ thai sản, nghỉ không lương cuối năm?
Việc tham gia và đóng BHXH, BHYT của người lao động có thể thay đổi tùy theo tình trạng làm việc, thời gian nghỉ và các điều kiện được pháp luật quy định.
Một số trường hợp như nghỉ thai sản, nghỉ không hưởng lương hoặc nghỉ ốm cần được xác định và cập nhật đúng để bảo đảm dữ liệu tham gia bảo hiểm phù hợp với thực tế.
Nếu doanh nghiệp không rà soát thường xuyên, hồ sơ có thể phát sinh những vấn đề như:
- Chưa cập nhật tình trạng nghỉ việc của người lao động.
- Thời gian tham gia bảo hiểm chưa được ghi nhận chính xác.
- Chưa điều chỉnh thông tin đóng bảo hiểm khi có biến động.
- Danh sách lao động và dữ liệu trên hệ thống BHXH chưa thống nhất.
Vì vậy, việc rà soát không chỉ nhằm phục vụ gia hạn thẻ BHYT mà còn góp phần nâng cao tính chính xác trong công tác quản lý C&B.
Xem thêm về “Cách tính thuế TNCN khi người lao động nghỉ việc” tại đây
2. Người lao động nghỉ thai sản có được tiếp tục tham gia BHYT không?
Đối với người lao động nghỉ việc hưởng chế độ thai sản, việc đóng BHYT được thực hiện theo quy định của pháp luật BHYT và BHXH.
Trong thời gian thuộc diện hưởng chế độ thai sản và đáp ứng các điều kiện pháp luật, người lao động vẫn được bảo đảm quyền lợi tham gia BHYT theo nhóm đối tượng tương ứng.
Doanh nghiệp cần xác định đúng thời gian nghỉ thai sản, tình trạng hưởng chế độ và thực hiện hồ sơ báo giảm hoặc điều chỉnh theo hướng dẫn của cơ quan BHXH.
Đặc biệt, cần kiểm tra các trường hợp có thời gian nghỉ thai sản kéo dài qua thời điểm chuyển giao giữa năm 2026 và năm 2027.
Việc xác định đúng tình trạng người tham gia giúp hạn chế sai sót trong quá trình ghi nhận và gia hạn giá trị sử dụng thẻ BHYT.
Xem thêm về “5 lưu ý khi lưu trữ hồ sơ khi nhân sự nghỉ việc” tại đây
3. Người lao động nghỉ không hưởng lương có bị ảnh hưởng đến BHYT không?
Khác với trường hợp nghỉ thai sản, việc đóng bảo hiểm đối với người lao động nghỉ không hưởng lương cần được xác định dựa trên thời gian nghỉ và các điều kiện theo quy định pháp luật.
Doanh nghiệp không nên mặc định mọi trường hợp nghỉ không hưởng lương đều có cùng một cách xử lý BHXH, BHYT.
Bộ phận HR cần kiểm tra:
- Thời gian người lao động nghỉ không hưởng lương.
- Số ngày làm việc trong tháng.
- Tình trạng hợp đồng lao động.
- Điều kiện đóng BHXH, BHYT trong tháng phát sinh nghỉ việc.
- Các trường hợp người lao động tham gia BHYT theo nhóm đối tượng khác.
Trên cơ sở đó, doanh nghiệp thực hiện điều chỉnh dữ liệu tham gia bảo hiểm theo quy định.
Đặc biệt, cần phân biệt rõ trường hợp tạm thời không thuộc diện đóng BHYT theo nhóm người lao động với trường hợp người lao động vẫn có quyền lợi BHYT từ nhóm đối tượng khác.
4. Doanh nghiệp cần rà soát những gì để bảo đảm thẻ BHYT năm 2027?
Để chuẩn bị cho việc gia hạn thẻ BHYT năm 2027, bộ phận nhân sự cần thực hiện một số công việc sau:
Thứ nhất, rà soát danh sách nhân sự hiện tại. Đối chiếu danh sách lao động đang làm việc, nghỉ thai sản, nghỉ ốm, nghỉ không hưởng lương và các trường hợp đã chấm dứt hợp đồng.
Thứ hai, kiểm tra hồ sơ biến động. Xác định những trường hợp đã thực hiện báo tăng, báo giảm hoặc điều chỉnh và những hồ sơ còn cần xử lý.
Thứ ba, đối chiếu dữ liệu đóng bảo hiểm. Kiểm tra số tiền phải đóng và tình trạng ghi nhận của từng nhóm lao động.
Thứ tư, hoàn tất nghĩa vụ đóng đúng thời hạn. Theo Công văn 9047/BHXH-QLT, đơn vị sử dụng lao động cần chuyển nộp đầy đủ các khoản bảo hiểm tính đến tháng 12/2026 chậm nhất ngày 25/12/2026 để gia hạn thẻ BHYT năm 2027.
Thứ năm, kiểm tra giá trị sử dụng thẻ BHYT. Sau khi hoàn tất các thủ tục, doanh nghiệp nên theo dõi và đối chiếu kết quả cập nhật trên hệ thống BHXH.
5. Những sai sót doanh nghiệp nên tránh khi quản lý BHXH, BHYT
Trong thực tế quản lý nhân sự, dữ liệu bảo hiểm thường liên quan trực tiếp đến chấm công, bảng lương và tình trạng hợp đồng lao động.
Doanh nghiệp cần hạn chế những sai sót như:
- Chậm cập nhật hồ sơ khi người lao động nghỉ thai sản hoặc nghỉ không hưởng lương.
- Không đối chiếu danh sách lao động với dữ liệu bảo hiểm.
- Áp dụng cùng một cách xử lý cho các trường hợp nghỉ việc có chế độ khác nhau.
- Không kiểm tra giá trị sử dụng thẻ BHYT sau khi hoàn tất hồ sơ.
- Thiếu người phụ trách theo dõi biến động và thời hạn xử lý.
Việc chuẩn hóa quy trình C&B và quản lý hồ sơ nhân sự sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc thực hiện nghĩa vụ bảo hiểm.
Xem thêm về “Quy trình chấm dứt hợp đồng lao động chuẩn năm 2026” tại đây
6. EM ƠI – Hỗ trợ rà soát BHXH, BHYT và nghiệp vụ C&B
Việc quản lý các trường hợp nghỉ thai sản, nghỉ không hưởng lương, nghỉ ốm và cập nhật biến động bảo hiểm đòi hỏi doanh nghiệp phải theo dõi dữ liệu nhân sự thường xuyên, chính xác và đúng thời hạn. Với các SME chưa có đội ngũ C&B chuyên trách, đây có thể là một áp lực đáng kể trong quá trình vận hành.
EM ƠI cung cấp dịch vụ nhân sự thuê ngoài và hỗ trợ C&B, đồng hành cùng doanh nghiệp trong việc rà soát BHXH, BHYT, đối chiếu dữ liệu lao động, kiểm tra hồ sơ tăng giảm và theo dõi các biến động liên quan đến quyền lợi bảo hiểm của người lao động. Qua đó, giúp doanh nghiệp hạn chế sai sót, chủ động thời hạn xử lý và tối ưu nguồn lực nội bộ.
Doanh nghiệp cần rà soát BHXH, BHYT hoặc chuẩn hóa quy trình C&B cuối năm? Liên hệ EM ƠI để được hỗ trợ!
📞 Hotline: 0904 762 762
📩 Email: hello@emoi247.com
🌐 Website: emoi247.com
EM ƠI – VẬN HÀNH TINH GỌN, TRỌN VẸN AN TÂM.
Cập nhật thêm kiến thức về HR, Thuế, BHXH và Vận hành tối ưu doanh nghiệp tại đây