HỒ SƠ NHÂN SỰ CẦN LƯU TRỮ BAO LÂU? 5 ĐIỀU DOANH NGHIỆP CẦN BIẾT 

Khi nhân viên nghỉ việc, doanh nghiệp nên xóa hồ sơ để giảm thiểu dữ liệu hay tiếp tục lưu trữ nhằm phòng ngừa rủi ro? Theo quy định hiện hành, không có một thời hạn chung áp dụng cho toàn bộ hồ sơ nhân sự. Việc lưu giữ hay tiêu hủy phải căn cứ vào từng loại tài liệu, mục đích sử dụng và nghĩa vụ pháp lý liên quan.

Hồ sơ nhân sự có bắt buộc lưu trữ vĩnh viễn?

Trong quá trình số hóa và quản lý hồ sơ, nhiều doanh nghiệp lựa chọn giữ toàn bộ thông tin người lao động để thuận tiện tra cứu. Tuy nhiên, cách làm này chưa hẳn phù hợp với quy định về lưu trữ và bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Theo Điều 3 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, người sử dụng lao động có trách nhiệm lập, cập nhật và quản lý sổ quản lý lao động, bao gồm các thông tin về hợp đồng, tiền lương, bảo hiểm xã hội, thời giờ làm việc, kỷ luật và chấm dứt hợp đồng.

Tuy nhiên, quy định trên không đồng nghĩa toàn bộ hồ sơ cá nhân của người lao động đều phải lưu trữ vĩnh viễn.

Các tài liệu như hợp đồng lao động, bảng lương, hồ sơ bảo hiểm, CCCD, hồ sơ sức khỏe hay thông tin người phụ thuộc có mục đích sử dụng và yêu cầu lưu trữ khác nhau.

Doanh nghiệp cần phân loại hồ sơ theo từng nhóm thay vì áp dụng một thời hạn chung cho tất cả tài liệu.

Những hồ sơ nhân sự nào phải lưu trữ vĩnh viễn?

Theo điểm c khoản 5 Điều 41 Luật Kế toán 2015 và Điều 14 Nghị định 174/2016/NĐ-CP, chế độ lưu trữ vĩnh viễn được áp dụng đối với tài liệu kế toán có tính sử liệu hoặc có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

Đối với hoạt động kinh doanh, việc xác định tài liệu kế toán thuộc diện lưu trữ vĩnh viễn được thực hiện căn cứ vào tính sử liệu và ý nghĩa lâu dài của tài liệu theo quy định pháp luật.

Điểm cần lưu ý là không phải tài liệu nào liên quan đến tiền lương hoặc kế toán cũng phải lưu vĩnh viễn.

Chẳng hạn, hợp đồng lao động hay bảng lương không tự động thuộc nhóm lưu trữ vĩnh viễn chỉ vì được sử dụng trong hoạt động kế toán.

Đối với tài liệu kế toán thông thường, pháp luật còn quy định các thời hạn lưu trữ tối thiểu khác như 5 năm hoặc 10 năm, tùy theo tính chất và mục đích sử dụng.

Vì vậy, HR cần xác định chính xác loại tài liệu và căn cứ pháp lý trước khi quyết định thời hạn lưu giữ.

 

Từ năm 2026, lưu trữ hồ sơ nhân sự phải gắn với bảo vệ dữ liệu cá nhân

Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15, có hiệu lực từ ngày 01/01/2026, đặt ra yêu cầu cụ thể đối với việc xử lý dữ liệu trong tuyển dụng và quản lý người lao động.

Theo Điều 25, dữ liệu cá nhân của người lao động phải được lưu trữ trong thời hạn theo quy định pháp luật hoặc theo thỏa thuận. Khi chấm dứt hợp đồng, doanh nghiệp phải xóa hoặc hủy dữ liệu cá nhân, trừ trường hợp có thỏa thuận hoặc pháp luật quy định khác.

Điều này đồng nghĩa doanh nghiệp không nên mặc nhiên giữ mọi thông tin của nhân viên sau khi nghỉ việc.

Đối với những dữ liệu như bản scan CCCD, tài khoản ngân hàng, hồ sơ sức khỏe hoặc thông tin người thân, HR cần xác định rõ mục đích và căn cứ tiếp tục lưu trữ.

Lưu giữ hồ sơ càng lâu không đồng nghĩa với quản trị càng an toàn. Doanh nghiệp cần bảo đảm việc lưu trữ phù hợp với nghĩa vụ pháp lý và nguyên tắc bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Nhân viên nghỉ việc hơn một năm có được xóa toàn bộ hồ sơ?

Theo khoản 3 Điều 190 Bộ luật Lao động 2019, thời hiệu yêu cầu Tòa án giải quyết tranh chấp lao động cá nhân thông thường là 1 năm kể từ ngày phát hiện hành vi mà một bên cho rằng quyền hoặc lợi ích hợp pháp của mình bị vi phạm.

Tuy nhiên, đây là thời hiệu giải quyết tranh chấp, không phải thời hạn bắt buộc tiêu hủy hồ sơ nhân sự.

Một bộ hồ sơ có thể đồng thời liên quan đến nghĩa vụ về lao động, bảo hiểm xã hội, thuế, kế toán hoặc các hoạt động thanh tra, kiểm tra.

Do đó, doanh nghiệp không thể áp dụng nguyên tắc nhân viên nghỉ đủ một năm thì xóa toàn bộ hồ sơ. Việc tiêu hủy chỉ nên thực hiện sau khi xác định từng nhóm tài liệu không còn nghĩa vụ hoặc căn cứ hợp pháp để tiếp tục lưu giữ.

Xem thêm cách khấu trừ thuế TNCN sau khi người lao động nghỉ việc

Doanh nghiệp nên quản lý thời hạn lưu trữ hồ sơ nhân sự như thế nào?

Để bảo đảm tuân thủ và hạn chế rủi ro, HR nên xây dựng danh mục lưu trữ theo từng nhóm tài liệu:

• Hồ sơ tuyển dụng: CV, portfolio và thông tin ứng viên cần được xóa, hủy nếu không tuyển dụng, trừ trường hợp có thỏa thuận khác phù hợp pháp luật.
• Hồ sơ quan hệ lao động: Hợp đồng, phụ lục, quyết định lương, điều chuyển và nghỉ việc được lưu theo các căn cứ pháp lý, thỏa thuận và nhu cầu chứng minh quan hệ lao động hợp pháp.
• Hồ sơ BHXH, thuế và kế toán: Áp dụng thời hạn lưu trữ tương ứng theo pháp luật chuyên ngành.
• Hồ sơ tranh chấp, thanh tra: Cần rà soát và tạm dừng tiêu hủy khi tài liệu còn phục vụ việc giải quyết vụ việc hoặc thực hiện nghĩa vụ pháp lý.
• Dữ liệu không còn căn cứ lưu giữ: Thực hiện xóa, hủy theo quy định bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Đồng thời, doanh nghiệp nên thiết lập bảng quản lý gồm: Loại hồ sơ – Mục đích lưu – Căn cứ pháp lý – Thời hạn lưu – Quyền truy cập – Phương thức tiêu hủy.

Một quy trình lưu trữ rõ ràng không chỉ giúp HR dễ dàng tra cứu, quản lý thông tin mà còn hạn chế tình trạng lưu giữ dữ liệu không cần thiết, giảm thiểu rủi ro pháp lý trong quá trình vận hành.

Xem thêm về quy trình chấm dứt hợp đồng lao động chuẩn

EM ƠI – Đồng hành cùng doanh nghiệp chuẩn hóa quản trị nhân sự

Quản lý hồ sơ lao động không đơn thuần là hoạt động lưu trữ mà còn liên quan trực tiếp đến việc tuân thủ pháp luật và bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Thông qua giải pháp hỗ trợ vận hành và quản trị nhân sự, EM ƠI đồng hành cùng doanh nghiệp trong việc rà soát, sắp xếp, số hóa hồ sơ và chuẩn hóa quy trình quản lý dữ liệu nhân sự, hướng đến vận hành hiệu quả và hạn chế rủi ro.

EM ƠI – VẬN HÀNH TINH GỌN, TRỌN VẸN AN TÂM.

Căn cứ pháp lý

• Điều 3 Nghị định 145/2020/NĐ-CP: Sổ quản lý lao động.
• Điều 41 Luật Kế toán 2015: Thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán.
• Điều 12, 13 và 14 Nghị định 174/2016/NĐ-CP: Thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán.
• Khoản 3 Điều 190 Bộ luật Lao động 2019: Thời hiệu yêu cầu Tòa án giải quyết tranh chấp lao động cá nhân.
• Điều 25 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025: Bảo vệ dữ liệu trong tuyển dụng, quản lý và sử dụng người lao động.