NHÂN VIÊN TỰ ĐI LÀM NGÀY NGHỈ KHÔNG CÓ PHÊ DUYỆT: DOANH NGHIỆP CÓ PHẢI TRẢ LƯƠNG OT?

Nhân viên tự đến công ty làm việc vào ngày nghỉ, không có yêu cầu từ quản lý và chưa được phê duyệt OT. Tuy nhiên, đến kỳ tính lương, người lao động vẫn đề nghị thanh toán tiền làm thêm giờ dựa trên dữ liệu chấm công. Doanh nghiệp có quyền từ chối? Câu trả lời không chỉ phụ thuộc vào quy trình phê duyệt mà còn liên quan đến cách tổ chức công việc và sự chấp thuận trên thực tế của người sử dụng lao động.

Đi làm ngày nghỉ có mặc nhiên được tính lương OT?

Đến cuối tháng, nhân viên yêu cầu thanh toán 6 giờ OT với mức lương 200% dựa trên dữ liệu chấm công. Doanh nghiệp cho rằng đây là hoạt động tự nguyện nên không có nghĩa vụ thanh toán.

Theo khoản 1 Điều 107 Bộ luật Lao động 2019, thời gian làm thêm giờ là khoảng thời gian làm việc ngoài thời giờ làm việc bình thường theo quy định pháp luật, thỏa ước lao động tập thể hoặc nội quy lao động.

Tuy nhiên, việc nhân viên có mặt tại công ty trong ngày nghỉ chưa đủ để kết luận toàn bộ thời gian đó là OT phải thanh toán. HR cần xác minh ai giao việc, doanh nghiệp có biết hoặc chấp thuận việc làm thêm hay không và người lao động thực tế đã làm việc trong khoảng thời gian nào.

Dữ liệu chấm công là một nguồn chứng cứ, không phải căn cứ duy nhất để xác định nghĩa vụ trả lương OT.

Không có phê duyệt OT, doanh nghiệp có được từ chối trả lương?

Theo khoản 2 Điều 107 Bộ luật Lao động 2019 và Điều 59 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, việc tổ chức làm thêm giờ phải đáp ứng các điều kiện pháp luật, trong đó có sự đồng ý của người lao động về thời gian, địa điểm và công việc làm thêm, trừ trường hợp đặc biệt theo quy định.

Trên thực tế, không ít trường hợp quản lý giao việc ngoài giờ nhưng không hoàn tất thủ tục OT.

Ví dụ, quản lý yêu cầu nhân viên xử lý báo cáo trong cuối tuần để kịp gửi khách hàng vào sáng thứ Hai. Nhân viên làm việc vào Chủ nhật nhưng không có phiếu OT trên hệ thống.

Trường hợp này, việc thiếu phê duyệt là vấn đề thuộc quy trình nội bộ, không đương nhiên loại trừ nghĩa vụ trả lương nếu có căn cứ chứng minh doanh nghiệp thực tế đã yêu cầu hoặc chấp thuận làm thêm.

Tương tự, nếu quản lý biết nhân viên đang làm việc trong ngày nghỉ, tiếp tục giao nhiệm vụ, trao đổi và sử dụng kết quả công việc, doanh nghiệp cần xem xét khả năng đã có sự chấp thuận trên thực tế.

Doanh nghiệp không nên chỉ dựa vào lý do “không có phiếu OT” để từ chối thanh toán khi công việc làm thêm thực tế đã được yêu cầu hoặc chấp thuận.

Cách tính lương Part-time và làm thêm giờ doanh nghiệp cần phải biết

Bốn trường hợp HR cần phân biệt khi xử lý lương OT

Tùy vào cách thức giao việc và sự chấp thuận của doanh nghiệp, nghĩa vụ thanh toán OT có thể được xem xét theo bốn tình huống:

1. Công ty yêu cầu và đã phê duyệt OT

Người lao động làm thêm theo yêu cầu, có sự đồng ý và được phê duyệt hợp lệ. Doanh nghiệp phải thanh toán tiền làm thêm theo quy định.

Theo khoản 1 Điều 98 Bộ luật Lao động 2019, mức lương làm thêm giờ tối thiểu là 150% vào ngày làm việc bình thường, 200% vào ngày nghỉ hằng tuần và 300% vào ngày lễ, Tết hoặc ngày nghỉ có hưởng lương, chưa kể tiền lương ngày lễ, Tết, ngày nghỉ có hưởng lương đối với người lao động hưởng lương ngày.

2. Quản lý yêu cầu nhưng quên phê duyệt OT

Nếu có email, tin nhắn, lịch sử giao việc hoặc chứng cứ xác nhận yêu cầu làm thêm, doanh nghiệp cần xem xét ghi nhận thời gian OT thực tế và xử lý riêng sai sót trong quy trình phê duyệt.

3. Quản lý không yêu cầu trực tiếp nhưng biết và chấp thuận

Trường hợp nhân viên thường xuyên làm việc ngày nghỉ, quản lý biết, tiếp tục giao việc và tiếp nhận kết quả, HR cần xác minh liệu doanh nghiệp đã chấp thuận việc làm thêm trên thực tế hay chưa. Đây là tình huống tiềm ẩn rủi ro tranh chấp nếu chỉ căn cứ vào quy định phê duyệt nội bộ.

4. Nhân viên hoàn toàn tự ý đi làm

Nếu nhân viên tự làm việc ngoài giờ, trong khi quản lý không yêu cầu, không biết và không chấp thuận, doanh nghiệp có cơ sở để xem xét không công nhận thời gian đó là OT do doanh nghiệp tổ chức.

Tuy nhiên, kết luận cuối cùng vẫn cần dựa trên hồ sơ và chứng cứ thực tế, thay vì mặc nhiên từ chối thanh toán.

Từ ngày 10/9/2026: Doanh nghiệp cần lưu ý rủi ro xử phạt đối với trả lương OT

Nghị định 283/2026/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 10/9/2026, quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, bảo hiểm xã hội và các lĩnh vực liên quan.

Trong đó, doanh nghiệp cần lưu ý hai nhóm hành vi:

• Không trả hoặc trả không đủ tiền lương làm thêm giờ: Theo Điều 23, hành vi này có thể bị xử phạt tùy theo số lượng người lao động bị vi phạm. Người sử dụng lao động còn có thể bị buộc thanh toán phần lương còn thiếu và tiền lãi theo quy định.
• Huy động làm thêm giờ khi chưa có sự đồng ý của người lao động: Theo Điều 24, hành vi này có thể bị xử phạt, trừ trường hợp đặc biệt được quy định tại Điều 108 Bộ luật Lao động 2019.

Như vậy, doanh nghiệp cần kiểm soát cả hai phía: không để nhân viên tự ý phát sinh OT ngoài quy trình, đồng thời không được sử dụng lao động ngoài giờ rồi viện dẫn lý do thiếu phê duyệt để từ chối thanh toán tiền lương hợp pháp.

5 lỗi hợp đồng lao động năm 2026 doanh nghiệp dễ mắc phải

Chuẩn hóa quy trình trả lương OT để hạn chế tranh chấp

Tranh chấp OT không chỉ đến từ cách hiểu pháp luật mà còn phản ánh những bất cập trong quản trị nhân sự. Khi việc làm thêm chỉ được phát hiện vào cuối kỳ tính lương, HR và C&B thường gặp khó khăn trong việc xác minh và xử lý.

Để hạn chế rủi ro, doanh nghiệp cần tập trung vào những nguyên tắc:

• Phân định thẩm quyền: Quy định rõ người có quyền yêu cầu, phê duyệt và xác nhận OT.
• Kiểm soát từ khâu giao việc: Không giao deadline buộc nhân viên làm ngày nghỉ nhưng bỏ qua thủ tục OT.
• Quản lý trường hợp phát sinh: Có cơ chế ghi nhận, xác minh và bổ sung chứng từ cho những tình huống làm thêm đột xuất, bảo đảm điều kiện pháp luật.
• Đối chiếu dữ liệu: Kết hợp chấm công, lịch sử giao việc và xác nhận của quản lý trước khi tính lương.

Quy trình OT nên được thiết lập theo hướng:

Giao việc → Đề nghị OT → Người lao động đồng ý → Phê duyệt → Chấm công → Xác nhận → Tính lương.

Đối với trường hợp thiếu phê duyệt, HR cần xác minh riêng trước khi chốt bảng lương.

EM ƠI – Đồng hành cùng doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình C&B

Thông qua giải pháp C&B và hỗ trợ vận hành nhân sự, EM ƠI đồng hành cùng doanh nghiệp trong việc rà soát chấm công, kiểm tra bảng lương, chuẩn hóa quy trình OT và hạn chế rủi ro pháp lý.

EM ƠI – VẬN HÀNH TINH GỌN, TRỌN VẸN AN TÂM.

Căn cứ pháp lý

• Bộ luật Lao động 2019: Điều 98, Điều 107, Điều 108 và Điều 111.
• Nghị định 145/2020/NĐ-CP: Điều 59 và Điều 60.
• Nghị định 283/2026/NĐ-CP: Điều 23 và Điều 24, có hiệu lực từ ngày 10/9/2026.

Lưu ý: Việc xác định nghĩa vụ thanh toán OT trong từng trường hợp cần căn cứ vào hồ sơ lao động, quy định nội bộ và chứng cứ thực tế liên quan.