CHẤM DỨT HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG: DOANH NGHIỆP CẦN LÀM GÌ? 

Chấm dứt hợp đồng lao động (HĐLĐ) không đơn thuần là ra quyết định nghỉ việc và bàn giao công việc. Từ việc xác định đúng căn cứ chấm dứt, thời hạn báo trước, thanh toán tiền lương và trợ cấp đến hoàn tất thủ tục bảo hiểm, mỗi bước đều có những yêu cầu pháp lý doanh nghiệp cần lưu ý. Một quy trình chấm dứt hợp đồng thiếu chặt chẽ có thể làm phát sinh tranh chấp và rủi ro tuân thủ không đáng có.

Bài viết cập nhật theo quy định pháp luật đang áp dụng tại thời điểm tháng 10/2026.

 

Khi nào hợp đồng lao động được chấm dứt?

Căn cứ Điều 34 Bộ luật Lao động 2019, pháp luật hiện hành quy định 13 trường hợp chấm dứt HĐLĐ. Có thể hệ thống thành các nhóm để doanh nghiệp dễ rà soát như sau

1. Hết hạn hoặc hoàn thành hợp đồng. HĐLĐ chấm dứt khi hết hạn, trừ trường hợp đặc biệt đối với người lao động là thành viên ban lãnh đạo của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đang trong nhiệm kỳ; hoặc khi công việc đã thỏa thuận trong HĐLĐ được hoàn thành.
2. Hai bên thỏa thuận chấm dứt. Người lao động và người sử dụng lao động có thể thống nhất kết thúc quan hệ lao động. Trên thực tế, doanh nghiệp nên thể hiện thỏa thuận bằng văn bản, xác định rõ ngày nghỉ việc, các khoản thanh toán, bàn giao và quyền lợi còn lại để hạn chế tranh chấp.
3. Các trường hợp liên quan đến bản án, quyết định hoặc tư cách của người lao động. HĐLĐ có thể chấm dứt khi người lao động bị kết án phạt tù thuộc trường hợp luật quy định, bị tử hình hoặc bị cấm làm công việc ghi trong HĐLĐ; người lao động nước ngoài bị trục xuất; người lao động chết hoặc bị Tòa án tuyên bố mất năng lực hành vi dân sự, mất tích hoặc đã chết.
4. Các trường hợp liên quan đến người sử dụng lao động. Quan hệ lao động cũng chấm dứt khi người sử dụng lao động là cá nhân chết, bị tuyên bố mất năng lực hành vi dân sự, mất tích hoặc đã chết; hoặc người sử dụng lao động không phải cá nhân chấm dứt hoạt động hay thuộc trường hợp pháp luật quy định liên quan đến đăng ký doanh nghiệp.
5. Ngoài ra, Điều 34 còn bao gồm trường hợp giấy phép lao động của người lao động nước ngoài hết hiệu lực; người lao động hoặc người sử dụng lao động đơn phương chấm dứt HĐLĐ đúng quy định; người lao động bị xử lý kỷ luật sa thải; cho thôi việc do thay đổi cơ cấu, công nghệ, lý do kinh tế hoặc tổ chức lại doanh nghiệp; và trường hợp thử việc ghi trong HĐLĐ không đạt yêu cầu hoặc một bên hủy bỏ thỏa thuận thử việc.

Điểm doanh nghiệp cần lưu ý là “chấm dứt HĐLĐ” không đồng nghĩa với “sa thải”. Sa thải chỉ là một hình thức xử lý kỷ luật lao động và là một trong nhiều căn cứ dẫn đến chấm dứt HĐLĐ.

Người lao động muốn nghỉ việc phải báo trước bao lâu?

Theo Điều 35 Bộ luật Lao động 2019, người lao động có quyền đơn phương chấm dứt HĐLĐ mà không bắt buộc phải chứng minh một “lý do nghỉ việc”, nhưng về nguyên tắc phải bảo đảm thời hạn báo trước:

 

Loại HĐLĐ	Thời hạn báo trước thông thường
Không xác định thời hạn	Ít nhất 45 ngày
Xác định thời hạn từ 12–36 tháng	Ít nhất 30 ngày
Xác định thời hạn dưới 12 tháng	Ít nhất 03 ngày làm việc
Một số ngành, nghề, công việc đặc thù	Theo quy định riêng của Chính phủ

 

Pháp luật đồng thời cho phép người lao động nghỉ không cần báo trước trong một số trường hợp như không được bố trí đúng công việc hoặc địa điểm đã thỏa thuận; không được trả đủ hoặc đúng hạn tiền lương; bị ngược đãi, cưỡng bức lao động hoặc quấy rối tình dục tại nơi làm việc; lao động nữ mang thai thuộc trường hợp luật định; đủ tuổi nghỉ hưu mà không có thỏa thuận khác; hoặc người sử dụng lao động cung cấp thông tin không trung thực làm ảnh hưởng đến việc thực hiện HĐLĐ

 

Doanh nghiệp có được chủ động cho người lao động nghỉ việc?

Có, nhưng không phải bất cứ lúc nào doanh nghiệp muốn cũng có thể đơn phương chấm dứt HĐLĐ.

Theo Điều 36 Bộ luật Lao động, người sử dụng lao động chỉ được đơn phương chấm dứt HĐLĐ trong một số trường hợp luật định, như: NLĐ thường xuyên không hoàn thành công việc; điều trị ốm đau, tai nạn nhưng chưa hồi phục; không trở lại làm việc sau thời gian tạm hoãn; đủ tuổi nghỉ hưu; tự ý bỏ việc từ 05 ngày làm việc liên tục không có lý do chính đáng; hoặc cung cấp thông tin không trung thực khi giao kết HĐLĐ.

Tùy căn cứ, doanh nghiệp còn phải tuân thủ thời hạn báo trước. Với một số trường hợp đơn phương thông thường, thời hạn tương ứng là 45 ngày, 30 ngày hoặc ít nhất 03 ngày làm việc tùy loại HĐLĐ. Một số căn cứ được pháp luật cho phép không cần báo trước. 

Xem thêm cách khấu trừ thuế thu nhập cá nhân khi người lao động nghỉ việc tại đây:

Trước khi chấm dứt HĐLĐ: Doanh nghiệp cần kiểm tra gì?

Đây là giai đoạn quan trọng nhất về mặt phòng ngừa rủi ro.

• Bước 1: Xác định chính xác căn cứ pháp lý

HR cần xác định việc nghỉ việc thuộc trường hợp nào: hết hạn HĐLĐ, thỏa thuận chấm dứt, người lao động đơn phương nghỉ việc, doanh nghiệp đơn phương chấm dứt, thay đổi cơ cấu – công nghệ, lý do kinh tế, sa thải hay một căn cứ khác.

Mỗi căn cứ có điều kiện và trình tự khác nhau. Không nên sử dụng một mẫu “quyết định nghỉ việc” chung rồi áp dụng cho tất cả trường hợp.

• Bước 2: Rà soát HĐLĐ và hồ sơ nhân sự

Doanh nghiệp nên kiểm tra tối thiểu HĐLĐ và phụ lục; loại và thời hạn hợp đồng; căn cứ chấm dứt; thời hạn báo trước; quá trình tham gia BHXH, BHTN; tiền lương, ngày phép chưa nghỉ; thỏa ước lao động tập thể, quy chế và chính sách nội bộ có liên quan.

Đặc biệt, nếu doanh nghiệp dự định đơn phương chấm dứt vì người lao động thường xuyên không hoàn thành công việc, tiêu chí đánh giá phải được xác định trong quy chế của người sử dụng lao động và phải tuân thủ yêu cầu tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở nếu có

• Bước 3: Kiểm tra thời hạn báo trước

Đây là bước dễ phát sinh sai sót.

Không nên mặc định mọi trường hợp đều phải báo trước 30 hoặc 45 ngày. Thời hạn phụ thuộc vào chủ thể chấm dứt, căn cứ chấm dứt và loại HĐLĐ; đồng thời pháp luật quy định một số trường hợp không cần báo trước.

• Bước 4: Chuẩn bị kế hoạch bàn giao và thu hồi quyền truy cập

Song song với thủ tục pháp lý, doanh nghiệp nên xác định công việc cần bàn giao, hồ sơ và dữ liệu đang quản lý, tài sản công ty, tài khoản email, phần mềm, hệ thống nội bộ và các quyền truy cập khác.

Việc thông báo cho IT, kế toán hoặc các bộ phận liên quan là quy trình quản trị nội bộ, không phải một thủ tục bắt buộc chung của Bộ luật Lao động. Tuy nhiên, đây là bước cần thiết để hạn chế thất thoát tài sản và dữ liệu sau khi nhân sự rời doanh nghiệp.

Trong ngày chấm dứt HĐLĐ: Cần hoàn tất những gì?

• Xác nhận việc chấm dứt

Đối với những trường hợp thuộc diện phải thông báo, Điều 45 Bộ luật Lao động yêu cầu người sử dụng lao động thông báo bằng văn bản cho người lao động về việc chấm dứt HĐLĐ, trừ các trường hợp luật loại trừ.

Doanh nghiệp nên bảo đảm văn bản thể hiện rõ căn cứ chấm dứt, thời điểm chấm dứt và những nội dung cần thiết liên quan đến việc giải quyết quyền lợi.

• Thực hiện bàn giao

Người lao động và bộ phận phụ trách có thể lập biên bản bàn giao đối với công việc đang xử lý, hồ sơ – tài liệu, laptop, điện thoại, thẻ nhân viên, thẻ ra vào, công cụ làm việc và các tài sản khác.

Với những vị trí quản lý dữ liệu khách hàng, tài chính, nhân sự hoặc hệ thống công nghệ, danh sách quyền truy cập cũng nên được rà soát riêng.

• Xác nhận các khoản cần thanh toán

HR/C&B cần tổng hợp tiền lương còn lại, tiền phép năm chưa nghỉ thuộc trường hợp được thanh toán, trợ cấp thôi việc hoặc trợ cấp mất việc nếu đủ điều kiện, cùng các quyền lợi khác theo HĐLĐ, thỏa ước lao động tập thể hoặc chính sách của doanh nghiệp.

Sau khi chấm dứt HĐLĐ: Doanh nghiệp còn những nghĩa vụ nào?

Một hiểu lầm khá phổ biến là quan hệ lao động kết thúc vào ngày nghỉ việc thì nghĩa vụ của doanh nghiệp cũng kết thúc ngay. Thực tế, Điều 48 Bộ luật Lao động 2019 vẫn đặt ra nhiều trách nhiệm sau thời điểm chấm dứt.

• Thanh toán quyền lợi trong thời hạn luật định

Theo Điều 48, thông thường trong vòng 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt HĐLĐ, hai bên phải thanh toán đầy đủ các khoản tiền liên quan đến quyền lợi của nhau.

Một số trường hợp đặc biệt được kéo dài thời hạn giải quyết nhưng không quá 30 ngày, như người sử dụng lao động không phải cá nhân chấm dứt hoạt động; thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc vì lý do kinh tế; tổ chức lại/chuyển đổi doanh nghiệp thuộc trường hợp luật định; hoặc do thiên tai, hỏa hoạn, địch họa, dịch bệnh nguy hiểm.

• Xem xét trợ cấp thôi việc

Theo Điều 46 Bộ luật Lao động, người lao động làm việc thường xuyên từ đủ 12 tháng trở lên và chấm dứt HĐLĐ thuộc các trường hợp luật định có thể được hưởng trợ cấp thôi việc.

Mức trợ cấp về nguyên tắc là mỗi năm làm việc được trợ cấp một nửa tháng tiền lương, nhưng thời gian tính trợ cấp phải loại trừ thời gian đã tham gia BHTN và thời gian đã được doanh nghiệp chi trả trợ cấp thôi việc hoặc mất việc trước đó.

Do đó, không phải cứ làm việc trên 12 tháng và nghỉ việc thì doanh nghiệp mặc nhiên phải trả trợ cấp thôi việc.

• Trợ cấp mất việc là một chế độ khác

Trường hợp người lao động mất việc do thay đổi cơ cấu, công nghệ, lý do kinh tế hoặc các trường hợp tổ chức lại doanh nghiệp thuộc quy định của pháp luật, cần xem xét trợ cấp mất việc làm theo Điều 47, thay vì đánh đồng với trợ cấp thôi việc.

• Hoàn tất hồ sơ bảo hiểm và trả giấy tờ

Sau khi HĐLĐ chấm dứt, người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng BHXH, BHTN và trả lại bản chính giấy tờ khác nếu đã giữ của người lao động; đồng thời cung cấp bản sao các tài liệu liên quan đến quá trình làm việc nếu người lao động yêu cầu, với chi phí sao gửi, sao chép do người sử dụng lao động chi trả theo Điều 48.

Luật BHXH hiện hành cũng đặt trách nhiệm phối hợp xác nhận thời gian đóng BHXH khi người lao động chấm dứt HĐLĐ, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc.

Người lao động cần lưu ý quyền lợi BHTN từ năm 2026

Từ 01/01/2026, Luật Việc làm số 74/2025/QH15 có hiệu lực. Theo Điều 38, một trong các điều kiện hưởng trợ cấp thất nghiệp là người lao động chấm dứt HĐLĐ đúng pháp luật và đã đóng BHTN đủ thời gian luật định; hồ sơ hưởng trợ cấp thất nghiệp phải được nộp trong 03 tháng kể từ ngày chấm dứt HĐLĐ.

Checklist cho HR khi một nhân sự nghỉ việc

Doanh nghiệp có thể chuẩn hóa quy trình thành một checklist gồm 8 bước: 

✅ Xác định căn cứ chấm dứt 

✅ Kiểm tra hồ sơ và thời hạn báo trước 

✅ Chuẩn bị văn bản 

✅ Bàn giao công việc/tài sản 

✅ Thu hồi quyền truy cập 

✅ Chốt lương và quyền lợi 

✅ Xác nhận BHXH/BHTN, trả hồ sơ 

✅ Lưu trữ hồ sơ chấm dứt.

Trong đó cần phân biệt rõ: các bước như bàn giao tài sản, khóa email, exit interview hay cập nhật HRIS chủ yếu là quy trình quản trị nội bộ; còn căn cứ chấm dứt, báo trước, thông báo, thanh toán quyền lợi và hoàn tất hồ sơ liên quan là những nội dung cần đối chiếu trực tiếp với quy định pháp luật.

Lưu ý: Nội dung trên nhằm cung cấp thông tin tham khảo chung, không thay thế tư vấn pháp lý cho từng trường hợp cụ thể.

Xem thêm Checklist 5 lỗi hợp đồng lao động doanh nghiệp dễ mắc phải tại đây

______

CTY CP DV TRỢ LÝ NHÂN SỰ – Dịch vụ Trợ lý Online đầu tiên tại Việt Nam

VẬN HÀNH TINH GỌN – TRỌN VẸN AN TÂM

 

EM ƠI đồng hành cùng cá nhân và doanh nghiệp với các giải pháp:

✅ Trợ lý cá nhân & hỗ trợ vận hành

✅ Đăng ký kinh doanh

✅ Kê khai thuế

✅ Dịch vụ C&B & BHXH

✅ Xây dựng hệ thống nhân sự

✅ Đào tạo nghiệp vụ HR & kỹ năng mềm

 

☎️ Liên hệ EM ƠI ngay hôm nay để được tư vấn giải pháp phù hợp.

 

✉️ hello@emoi247.com

📞 Hotline: 0904762762

🌐 Website: Emoi247.com

 

Cơ sở pháp lý chính

Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14 và văn bản hợp nhất cập nhật năm 2026, đặc biệt các Điều 34–48 về chấm dứt HĐLĐ 

Luật Bảo hiểm xã hội số 41/2024/QH15, có hiệu lực từ 01/07/2025

Luật Việc làm số 74/2025/QH15, có hiệu lực từ 01/01/2026; cùng các văn bản hướng dẫn có liên quan. 

Nghị định 283/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ 10/09/2026 hiện quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, BHXH và người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng; vì vậy doanh nghiệp cũng cần lưu ý yếu tố xử phạt khi xây dựng quy trình tuân thủ.