AI ĐANG THAY ĐỔI CÁCH DOANH NGHIỆP SMEs VẬN HÀNH NHƯ THẾ NÀO?

Hiện nay AI có thể viết email, tóm tắt cuộc họp, tổng hợp dữ liệu hay hỗ trợ tuyển dụng chỉ trong vài phút. Nhưng khi công nghệ ngày càng xử lý được nhiều đầu việc hơn, câu hỏi quan trọng với doanh nghiệp không còn đơn thuần là “AI sẽ thay thế ai?”, mà là: “Doanh nghiệp nên phân bổ lại công việc giữa AI và con người như thế nào?”

Đây cũng là lúc cách chúng ta nhìn nhận về vận hành doanh nghiệp cần thay đổi.

AI đang tác động đến hàng triệu công việc tại Việt Nam

Theo báo cáo Generative AI and Jobs in Viet Nam: Labour Market Exposure and Policy Considerations của Tổ chức Lao động Quốc tế (ILO), công bố ngày 16/4/2026, khoảng 11,5 triệu lao động tại Việt Nam – tương đương cứ 5 người lao động thì có 1 người – đang làm trong những nghề có nhiệm vụ có khả năng chịu tác động bởi Generative AI (GenAI).

 

Con số này dễ khiến chúng ta nghĩ đến viễn cảnh AI sẽ thay thế hàng triệu việc làm. Tuy nhiên, kết luận đáng chú ý của ILO lại theo một hướng khác.

Theo báo cáo, khả năng cao hơn là AI sẽ làm thay đổi những nhiệm vụ bên trong một công việc, thay vì thay thế hoàn toàn vị trí đó. Chỉ khoảng một triệu lao động đang làm trong những nghề vừa có mức độ tiếp xúc AI cao, vừa chứa nhiều nhiệm vụ tiêu chuẩn hóa có khả năng tự động hóa, tương đương dưới 2% lực lượng lao động Việt Nam.

Vai trò của AI trong vận hành doanh nghiệp

Ở nhiều doanh nghiệp khởi nghiệp và SMEs, một ngày làm việc của Founder hoặc Manager không chỉ dành cho chiến lược, sản phẩm, khách hàng hay doanh thu. Thời gian của họ còn dễ bị lấp đầy bởi những đầu việc hành chính, báo cáo, hồ sơ, lịch họp, tuyển dụng, nhân sự và hàng loạt công việc vận hành khác.

Đây là một bài toán khá phổ biến: mỗi đầu việc riêng lẻ có thể chưa đủ lớn để tuyển một nhân sự chuyên trách, nhưng khi cộng lại, chúng tiêu tốn đáng kể thời gian của đội ngũ hiện tại. Founder vì thế có thể rơi vào một nghịch lý: đang giữ một trong những vai trò có giá trị cao nhất trong doanh nghiệp nhưng lại dành không ít thời gian cho những công việc có thể được thực hiện bởi nguồn lực khác.

Đó cũng là lúc AI bắt đầu giải quyết một phần bài toán vận hành đó. GenAI có thể hỗ trợ soạn thảo email, tóm tắt tài liệu, tổng hợp nội dung cuộc họp, phân loại dữ liệu hay xử lý thông tin trong thời gian ngắn. 

Những việc từng mất hàng giờ có thể được rút xuống còn vài phút. Thế nhưng làm nhanh hơn chưa chắc đồng nghĩa với vận hành hiệu quả hơn.

Từ kết quả của AI đến giá trị cho doanh nghiệp

Trong vận hành doanh nghiệp, hoàn thành một tác vụ không đồng nghĩa với hoàn thành một công việc.

• AI có thể tạo một email, nhưng vẫn cần người kiểm tra, gửi đi và theo dõi phản hồi. 
• AI có thể tổng hợp nội dung một cuộc họp, nhưng những đầu việc sau đó vẫn cần được phân công, theo dõi và đảm bảo hoàn thành.
• AI có thể hỗ trợ xử lý thông tin tuyển dụng, nhưng doanh nghiệp vẫn cần người phối hợp ứng viên, quản lý lịch trình và xử lý những tình huống phát sinh.
• AI mạnh trong việc tạo ra đầu ra. Nhưng để đầu ra đó trở thành kết quả thực tế, doanh nghiệp vẫn cần con người, quy trình và một nguồn lực chịu trách nhiệm theo sát công việc đến cùng.

Tối ưu AI bắt đầu từ việc phân bổ lại công việc

Thay vì chỉ hỏi “Nên sử dụng công cụ AI nào?”, doanh nghiệp có thể bắt đầu bằng cách chia công việc thành ba nhóm:

• AI: hỗ trợ những tác vụ có thể tiêu chuẩn hóa như soạn thảo, tóm tắt, tổng hợp và xử lý thông tin.
• Virtual Assistant hoặc nguồn lực vận hành linh hoạt: đảm nhận việc kiểm tra, thực thi, phối hợp, quản lý hồ sơ, theo dõi deadline và xử lý các tình huống phát sinh.
• Core Team: tập trung vào những công việc tạo ra giá trị cốt lõi như chiến lược, sản phẩm, khách hàng, kinh doanh và ra quyết định.

Khi đó, vận hành tinh gọn không có nghĩa là doanh nghiệp phải sử dụng càng ít người càng tốt. Tinh gọn là đưa đúng công việc cho đúng nguồn lực.

Có thể hình dung mô hình này đơn giản như sau:

[Core Team + AI + Nguồn lực vận hành linh hoạt]

EM ƠI – Nguồn lực vận hành linh hoạt cho doanh nghiệp

Trong mô hình này, một Trợ lý Online (Online Assistant) không chỉ đảm nhiệm việc tiếp nhận và thực hiện đầu việc. Giá trị cốt lõi nằm ở khả năng triển khai đúng yêu cầu, bảo đảm chất lượng đầu ra và góp phần tối ưu nguồn lực vận hành cho doanh nghiệp.

Từ định hướng đó, EM ƠI phát triển ba nhóm giải pháp nhằm hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu nguồn lực vận hành:

• Trợ lý Trực tuyến

Hỗ trợ doanh nghiệp trong các công việc hành chính và điều phối như quản lý lịch trình, hồ sơ, tài liệu, báo cáo, theo dõi đầu việc, công tác, sự kiện và các tác vụ vận hành thường ngày.

• Chuyên viên Nhân sự thuê ngoài

Hỗ trợ các nghiệp vụ như chấm công, bảng lương, hợp đồng lao động, C&B, BHXH, thuế TNCN, tuyển dụng và quản lý hồ sơ nhân sự.

• Tư vấn Quản trị

Đồng hành cùng doanh nghiệp trong việc xây dựng và chuẩn hóa quy trình, chính sách, hệ thống quản lý và cơ cấu vận hành phù hợp với từng giai đoạn phát triển.

 

📢 Liên hệ ngay EM ƠI để được tư vấn giải pháp phù hợp: 0904 762 762