Sếp có nên thuê ngoài nhân sự hay không?

Công ty có nên thuê ngoài nhân sự hay chỉ gói gọn trong đội ngũ nội bộ? Bài dưới đây phân tích ưu và nhược điểm của thuê ngoài nhân sự để giúp Sếp dễ dàng ra
quyết định.

 

• Thuê ngoài nhân sự là việc sử dụng nguồn dịch vụ bên ngoài để thực hiện vài hoặc toàn bộ nhiệm vụ của phòng nhân sự.
• Chức năng của phòng nhân sự thuê ngoài bao gồm trả lương, chính sách phúc lợi nhân viên, hành chánh và những nhu cầu khác của doanh nghiệp mà không liên quan đến các bộ phận chức năng vận hành hàng ngày của công ty.
• Phòng nhân sự thuê ngoài giúp tiết kiệm thời gian và tiền bạc. Nhưng nhân viên của Sếp lại có thể đòi hỏi cần tương tác với bộ phận nhân sự nội bộ.
• Bài viết này nhằm vào các chủ doanh nghiệp mới thành lập trong quyết định có nên thuê ngoài hay “nuôi quân” cho chức năng quản lý nhân sự.

Lý do nên thuê ngoài nhân sự

Một số ít nguồn lực rất quan trọng đến doanh nghiệp của Sếp hơn là đội ngũ nhân sự. Khi Sếp bắt đầu quan tâm đến nhân viên. Sếp tiến bộ hơn mỗi ngày trong việc quản lý con người dựa trên việc thực hiện các công việc kinh doanh của chính Sếp ngày này qua ngày khác.

Mặc dù một chính sách quản lý nhân sự tốt rất quan trọng, không phải doanh nghiệp nào cũng đủ nguồn lực (dù là mong muốn) quản lý gói gọn trong nội bộ. Đó là lý do mà nhiều chủ doanh nghiệp thuê ngoài nhân sự.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ đi qua nhiều tình huống mà quyết định thuê ngoài nhân sự thực sự thể hiện tốt vai trò. Trong nhiều chức năng khác nhau của 1 phòng nhân sự mà các công ty thứ 3 cho thuê dịch vụ nhân sự thuê ngoài đang triển khai, những ưu và nhược điểm của mô hình này.

Thuê ngoài nhân sự là gì? 

Nếu Sếp đang lập kế hoạch thuê ngoài nhân sự, Sếp có 2 lựa chọn: Thuê ngoài Quản lý Nhân sự hay Mua dịch vụ Quản lý nhân sự. Cả 2 mô hình này đều có thể cung cấp các dịch vụ gần như tương đồng nhau, chỉ khác về cơ cấu pháp lý giữa công ty Sếp và đơn vị thứ 3 này.

Mua dịch vụ Quản lý nhân sự:

• Hình thức này là dùng chung nhân sự. Nghĩa là nhân sự của Sếp nằm trong danh sách nhân sự của tổ chức khác cho các mục đích pháp lý và thuế. Tuy nhiên, Sếp vẫn nắm quyền quản lý nhóm nhân sự này, mô tả công việc, hiệu quả, thăng chức hay sa thải,… 

Mô hình Mua dịch vụ Quản lý nhân sự chủ yếu thực hiện các công việc Hành chính nhân sự, 1 vài đơn vị cung cấp cho phép Sếp chọn vài dịch vụ cụ thể cần thực hiện. 

Với mô hình này, các tổ chức cung cấp dịch vụ chịu toàn bộ trách nhiệm pháp lý và tài chính liên quan đến các “nhân sự bên ngoài” này của Sếp.

Thuê ngoài Quản lý Nhân

• Hình thức này thì không dùng hình thức chia sẻ nguồn lực nhân viên. Nghĩa là phí thuê nhân sự thuê ngoài này sẽ được hạch toán vào sổ lương và trách nhiệm pháp lý như những nhân viên khác trong công ty. 

Có một sự linh động nhẹ trong mô hình Thuê ngoài quản lý nhân sự chịu cho Sếp, đó là Sếp có thể thuê ngoài một hay nhiều công việc mà Sếp cần, hoặc nhiều hơn, tùy vào nhu cầu của Sếp.

Điểm quan trọng cần nhớ: Thuê ngoài nhân sự là tuyển dụng một công ty bên ngoài thực hiện vài hoặc tất cả các nhiệm vụ nhân sự cho công ty của Sếp.

Ngành thuê ngoài nhân sự dành cho ai? 

Trên lý thuyết thì bất cứ doanh nghiệp nào cũng cần. Sếp có thể cần thuê ngoài nhân sự cho công ty khi gặp khó khăn trong quản lý nhân sự nội bộ như:

• Quỹ thời gian dành cho việc quản lý nhân sự không hợp lý so với nhu cầu kinh doanh của công ty
• Không dự đoán hay đo lường trước được các vấn đề pháp luật và trách nhiệm có thể phát sinh.
• Không đủ tài chính thuê nhân sự mới hoặc trả các khoản lương và phụ cấp tương xứng cho đội ngũ nhân sự nội bộ
• Chức năng Quản lý nhân sự trải rộng trên toàn bộ nhân viên ở nhiều phòng ban khác nhau
• Không đủ nhân viên Nhân sự nội bộ hoàn thành hết các công việc quản trị nguồn nhân lực.

Nếu những vấn đề trên Sếp chưa gặp phải, mà chỉ đơn giản là công ty Sếp chưa đủ lớn để có một bộ phận nhân sự nội bộ. 

Điểm quan trọng cần nhớ: Thuê ngoài nhân sự dành cho Sếp nếu thời gian, nhân viên, quy mô công ty hoặc ngân sách không đáp ứng được nhu cầu thuê nhân viên nhân sự nội bộ. 

Chức năng của một tổ chức thuê ngoài nhân sự cung cấp là gì? 

Nếu Sếp nghĩ doanh nghiệp của Sếp có thể lợi lạc từ việc thuê ngoài nhân sự, hãy sử dụng danh sách những chức năng Quản lý nhân sự thông dụng bên dưới để quyết định cách thức nhu cầu của bạn được đáp ứng bởi các công ty này. (Những gợi ý này là những dịch vụ thông dụng mà một tổ chức thuê ngoài nhân sự cung cấp, một vài nhà cung cấp sẽ có những dịch vụ khác nữa)

Tính lương

Tính lương là một chức năng phổ biến nhất của dịch vụ thuê ngoài nhân sự. Tính toán những khoản giảm trên phiếu lương của từng nhân viên có thể khiến bạn nhanh chóng bị nhầm lẫn và rắc rối, và Sếp không muốn tạo nên những lỗi sai này. 

Đi kèm với lợi ích vượt trội, giảm lương chi bao gồm các khoản lương phải trả cho bên thứ 3 và thuế, và sai sót có thể dẫn tới rắc rối về pháp lý.

Đây là lý do mà nhiều công ty đẩy trách nhiệm tính lương cho các chuyên gia hơn là tự tính toán.

Quản trị Phúc lợi nhân viên

Một chính sách Phúc lợi nhân viên mạnh – bao gồm bảo hiểm sức khỏe, chế độ hưu trí và hơn nữa – có thể giúp nhân viên của bạn hài lòng và tăng sức cạnh tranh của công ty trong việc tuyển dụng. Đó không có nghĩa là Quản trị phúc lợi là điều dễ dàng.

Nhiều công ty thuê ngoài nhân sự để quản trị Phúc lợi nhân viên nhằm giải phóng họ khỏi công việc đòi hỏi một kế hoạch nghiên cứu và đáp ứng nhiều quy tắc Phúc lợi. 

Tuân thủ luật lao động

Là chủ doanh nghiệp, Sếp phải đáp ứng nhiều điều khoản chỉ để thỏa mãn các bộ luật thuế và phúc lợi chung. Sếp phải tuân thủ Luật Lao động và Quy định mức lương tối thiểu. Thuê ngoài chuyên gia Pháp lý nhân sự có thể giúp Sếp đáp ứng tốt các bộ luật mà không phải tốn nhiều công sức.

Mối liên hệ giữa các nhân viên

Nếu Sếp không có đủ thời gian để giải quyết các tranh chấp giữa nhân viên và quản lý, hay xây dựng các bộ chính sách quy định của công ty, bạn cần thuê ngoài chức năng Quản lý nhân sự cho đơn vị thứ 3.

Một đội Nhân sự bên ngoài được chỉ định sẽ điều hòa các mâu thuẫn và điều chỉnh cải tiến bộ chính sách công ty có giá trị dài hạn, bao trùm nhiều vấn đề mà nhân viên quan tâm, cũng như xây dựng Cẩm nang nhân viên.

Tuyển dụng nhân tài

Khi Sếp sẵn sàng tuyển dụng nhân sự mới thật hoàn hảo, Sếp không muốn sa đà vào quá nhiều tác vụ từ lúc nộp hồ sơ cho đến thiết kế phỏng vấn. Hãy thuê ngoài chuyên gia tuyển dụng và đẩy hết toàn bộ khối lượng nặng nề đó sang cho họ.

Quản lý hiệu quả nguồn nhân lực

Báo cáo thường niên, thương lượng lương bổng và nhiều cuộc trao đổi đánh giá hiệu quả là 1 phần không thể thiếu trong vận hành một doanh nghiệp. 

Khi bạn muốn đội ngũ của Sếp thực hiện các việc đánh giá này, các Sếp sẽ không còn đủ thời gian để thực hiện các công việc chuyên môn. 

Trong trường hợp này, thuê ngoài tác vụ Đánh giá hiệu quả nhân viên từ 1 đơn vị thứ 3, và họ còn giúp Sếp xác định mức hiệu quả mục tiêu cũng như các chế tài dành cho những cá nhân có hiệu quả kém.

Xác minh quá trình làm việc

Khi tuyển dụng 1 nhân viên, 1 trong những việc cần thực hiện thật tốt là xác minh quá trình làm việc và các lời tham chiếu. Những thông tin này giúp Sếp có bức tranh rõ hơn về người mà Sếp định đưa vào công ty. Tuy nhiên, cả 2 việc này, dù chỉ thực hiện qua vài cú điện thoại –cũng tốn khá nhiều thời gian. Đó là lý do mà nhiều doanh nghiệp lựa chọn đơn vị thứ 3 thực hiện thay.

Quản lý rủi ro

Đội ngũ Quản lý nhân sự không chỉ kiểm soát các khả năng chống đối và mối quan hệ với nhân viên. Họ phải giảm thiểu rủi ro trong các tình huống xấu nhất và nhiều vấn đề quản trị quan trọng khác.

Để tránh nơi làm việc có xung đột hoặc thậm chí vi phạm pháp luật, Sếp có thể thuê ngoài dịch vụ Quản lý rủi ro cho các chuyên gia nhân sự và đội ngũ của Sếp sẽ hài lòng hợp tác với nhau, công việc công ty sẽ ít bị gián đoạn.

Kiểm tra nghiện thuốc

Mặc dù có nhiều chuyên gia nhân sự lên án đạo đức của việc kiểm tra nghiện thuốc trong những năm gần đây, bạn có thể thuê tư vấn nhân sự hoặc thuê ngoài Quản lý nhân sự thực hiện công việc này. 

Nhà cung cấp dịch vụ sẽ tiến hành lấy mẫu, đưa đến phòng xét nghiệm và gửi báo cáo về cho bạn. Trong các trường hợp xử lý vi phạm quy định hoặc cần tạm giam giữ, Sếp có thể giao cho đơn vị tư vấn nhân sự thực hiện những việc này.

Tư vấn hỗ trợ nhân viên

Có lẽ những dịch vụ cộng thêm và các tổ chức Quản lý nhân sự thực hiện gần đây, là tư vấn nhân viên tiếp cận các dịch vụ hỗ trợ chăm sóc sức khỏe tinh thần.

Chương trình trợ lý nhân viên khá phổ biến trong việc liên kết nhân viên với đội tư vấn ngắn hạn, và đơn vị Quản lý nhân sự thứ 3 có thể quản lý các chương trình này qua sự giao phó của bạn.

Những chương trình như vậy có thể tăng cường sự hiện diện của nhân viên, tăng năng suất làm việc và thái độ hợp tác.

Điểm quan trọng cần nhớ: chức năng thuê ngoài nhân sự phổ biến bao gồm tính lương, quản trị phúc lợi, quản lý mối quan hệ nhân viên, tuyển dụng và hỗ trợ nhân viên.

Ưu và nhược điểm của việc thuê ngoài nhân sự?

 

Đến đây thì Sếp đã hiểu thuê ngoài nhân sự thực hiện những gì và loại hình công ty có thể phù hợp, Sếp có vẻ sẵn sàng quyết định sẽ thuê ngoài cho doanh nghiệp của Sếp. Trước khi đưa ra quyết định cuối cùng, Sếp cần thông suốt các ưu và nhược điểm của mô hình này.

 

Ưu điểm của thuê ngoài nhân sự

• Tiết kiệm tiền
• Có thể giảm chi phí phúc lợi.
• Tiết kiệm thời gian.

Nhược điểm của thuê ngoài nhân sự

• Có thể thiếu tương tác
• Các điều chỉnh cần thời gian thực hiện hơn
• Thách thức cho việc tuyển dụng

Điểm quan trọng cần nhớ: Thuê ngoài nhân sự giúp tiết kiệm thời gian và tiền bạc, nhưng sự tương tác giữa nhân viên của Sếp và chuyên gia Nhân sự đến từ đơn vị thứ 3 này cũng rất hạn chế và chậm, và nhà cung cấp quản lý nhân sự thuê ngoài cần hiểu rõ văn hóa doanh nghiệp của Sếp.

Thuê ngoài nhân sự với EM Ơi

Chuyên viên nhân sự của EM Ơi sẽ giúp sếp Giải quyết nỗi lo tìm nhân sự mới. Từ những vị trí như nhân viên khối văn phòng, nhân viên kỹ thuật, sales, marketing đến lao động phổ thông đều không phải bài toán khó đối với EM.

Với kỹ năng chuyên môn và kinh nghiệm nghiệp vụ, chỉ trong thời gian ngắn EM sẽ chuyển giao cho bạn hồ sơ năng lực, lịch hẹn phỏng vấn với những ứng viên vô cùng tiềm năng.

Những việc chuyên viên nhân sự sẽ hỗ trợ sếp: 

• Tuyển dụng nội bộ
• Quản lý hồ sơ ứng viên
• Tổ chức đào tạo nội bộ
• Lương thưởng: Tính lương, BHXH, HĐLĐ, thư mời, KPI…
• Giám sát: Quy trình nhân sự, vận hành, kiểm soát, kỷ luật

Sếp hãy liên hệ trực tiếp với EM hoặc để lại email nhận thêm nhiều thông tin hữu ích nhé!