Trợ lý là gì?
Trợ lý là cánh tay đắt lực của những người bận rộn như một lãnh đạo hay nhà quản lý, những doanh nhân đang làm cùng lúc nhiều công việc… Trợ lý sẽ là người nhắc nhở, lên kế hoạch, giải quyết giúp họ những công việc không tên, nhỏ lẻ, tốn nhiều thời gian để họ hoàn thành công việc nhanh chóng và hiệu quả.
Khi thuê trợ lý, các công việc họ có thể hỗ trợ:
Tuỳ thuộc theo lĩnh vực làm việc của doanh nghiệp/sếp mà trợ lý có thể là một nhà tổ chức, một quản lý nhân sự, người điều phối… Giờ làm việc của họ luôn linh động tuỳ thuộc vào “sếp” của mình. Nhưng nhìn chung một trợ lý sẽ hỗ trợ công việc theo các nhóm chính sau đây:
Nếu là một trợ lý hỗ trợ việc cá nhân hay gia đình:
- Quản gia hằng ngày
Thuê giúp việc (Vệ sinh nhà cửa, giặt giũ sofa rèm thảm, chăm sóc sân vườn…)
Mua nhu yếu phẩm
Thuê bảo mẫu (chăm sóc, đưa đón)
Hỗ trợ dịch vụ sửa chữa/bảo trì/nâng cấp (đường dây, thiết bị, nội thất)
- Chăm sóc y tế
Đặt lịch khám
Nhắc khám/tiêm chủng
- Nghiệp vụ thủ tục hành chính
Công chứng/Dịch thuật giấy tờ
Chuẩn bị hồ sơ du học
Chuẩn bị hồ sơ xin visa/hộ chiếu
Giấy tờ nhà đất
Scan/photo tài liệu
- Nghiệp vụ mua hàng
Mua sắm các nhu yếu phẩm, đồ dùng thiết bị, sách báo,…
- Nghiệp vụ tài chính/kế toán
Thanh toán các hoá đơn sinh hoạt/mua hàng/học phí
Thanh toán các dịch vụ (vệ sinh, bảo trì, sửa chữa, trông trẻ, tài xế)
Thống kê/ghi chép giao dịch
- Tổ chức sự kiện
Lên kế hoạch/chuẩn bị/trang trí sự kiện gia đình (sinh nhật, mừng thọ, kỉ niệm…)
Đăng kí/đặt chỗ
Khoá học, lớp kĩ năng
Dịch vụ giải trí (xem phim/spa…)
Phương tiện, nhà hàng, khách sạn
Du lịch/nghỉ dưỡng
Lên kế hoạch
Chuẩn bị các khâu cho chuyến đi
Nếu là một trợ lý chuyên
hỗ trợ doanh nghiệp:
- Quản trị thường nhật
Liên hệ kết nối IT/vệ sinh văn phòng
Quản lí/đăng kí/gia hạn hợp đồng (thuê VP, các dịch vụ cung cấp liên quan)
Thanh toán hoá đơn
Đặt hoa/văn phòng phẩm/nước uống…
Trực tổng đài ảo (Online)
Quản lí tổng đài + postal (Offline)
Book lịch họp (Set up, thông báo, nhắc lịch)
- Nghiệp vụ nhân sự
Hỗ trợ tuyển dụng nhân sự
Thực hiện các thủ tục hồ sơ liên quan đến nhân sự
Tính lương/thưởng
Giám sát tiến độ làm việc
- Nghiệp vụ tài liệu
Soạn thảo văn bản, hợp đồng
Dịch thuật
Thiết kế power, file excel quản lí dữ liệu
Photo/Scan
- Nghiệp vụ hồ sơ/pháp lý
Quản lí giấy phép kinh doanh (đăng kí mới, thay đổi)
Công chứng
Thủ tục giấy phép/hợp đồng lao động, thẻ cư trú (đối với lao động ngoại quốc)
- Nghiệp vụ mua hàng
Mua sắm các đồ dùng, sản phẩm theo yêu cầu
Tổ chức đấu thầu
- Nghiệp vụ tài chính/kế toán
Theo dõi tình hình thanh toán hoá đơn
Soạn thảo báo cáo tài chính/báo cáo thuế
Thống kê, ghi chép giao dịch
- Hỗ trợ sự kiện nội bộ
Chuẩn bị các sự kiện nội bộ (họp báo, ra mắt sản phẩm, sinh nhật, tiệc mừng, team building…)
- Hỗ trợ marketing đối ngoại
Thiết kế, in các ấn phẩm marketing
Chăm sóc website fanpage
Chạy quảng cáo
Chuẩn bị quà tặng, thư mời
- Hỗ trợ công tác
Book phương tiện di chuyển, nơi ở
Chuẩn bị hồ sơ visa, hộ chiếu (nước ngoài)
Sắp xếp cuộc hẹn với đối tác
Các hình thức thuê trợ lý:
Thuê trợ lý văn phòng cố định
Thuê một trợ lý văn phòng cố định thực chất là tuyển một nhân sự cơ hữu cho công ty. Họ sẽ hỗ trợ trực tiếp cho sếp và giúp đỡ các nhân viên khác ngay tại văn phòng. Tuy nhiên bạn cần phải chi trả nhiều chi phí lao động khác ngoài lương cơ bản hàng tháng còn là bảo hiểm, thuế…
Bạn có thể tìm thuê trợ lý văn phòng trên các trang tuyển dụng hoặc các hội nhóm trên facebook.
Thuê trợ lý có mặt theo giờ từ một công ty cung cấp nhân sự
Chúng ta có thể thuê trợ lý ở những công ty dịch vụ cung ứng nhân sự, họ được coi là những trợ lý tạm thời. Trợ lý này chỉ hỗ trợ được những công việc đột xuất, tính chất công việc dễ dàng thích ứng được ngay. Ở những trường hợp cần có một người hỗ trợ trực tiếp bên cạnh tạm thời như đi công tác, dự sự kiện… thì đây là một dịch vụ cung ứng hiệu quả.
Thuê trợ lý online linh động thời gian, địa điểm làm việc và tối ưu chi phí
Hiện nay có một mô hình dịch vụ trợ lý mới chính là
trợ lý online. Hình thức trợ lý online này không còn xa lạ đối với các nước phát triển nhưng ở Việt Nam nó vẫn còn khá mới mẻ và chưa được nhiều người tiếp cận. Trợ lý này sẽ hoạt động theo cách thức: Nhận việc khách hàng giao và trao đổi, cập nhật công việc qua các kênh chat trực tuyến hoạt ứng dụng giao việc của dịch vụ, sau đó trợ lý sẽ trực tiếp giải quyết công việc ở ngoài đời thực giúp khách hàng và báo họ kiểm tra kết quả. Ưu điểm của thuê trợ lý online là chi phí thấp. Bạn chỉ phải trả theo giờ họ làm việc hoặc mua gói làm việc hàng tháng mà không giới hạn thời gian hay số lượng công việc, ngoài ra không cần phải chi trả bảo hiểm, thuế hay phí phát sinh nào khác. Tuy nhiên hiện nay tại Việt Nam chỉ có một nhà cung cấp dịch vụ trợ lý online là Công ty dịch vụ trợ lý cá nhân Em Ơi.