Kỹ năng quản lý thời gian là một trong những yêu cầu cơ bản nhất của một CEO đối với trợ lý của mình. Một nhân viên bình thường sẽ chỉ cần sử dụng thời gian một cách tối ưu giúp họ giảm đi sự căng thẳng và làm việc tốt hơn.
Tuy nhiên, người Trợ lý ngoài việc cân đối thời gian của bản thân, họ cũng cần phải quản lý, sắp xếp thời gian cho sếp mình đạt hiệu quả công việc cao nhất có thể. Trước tiên, EM sẽ giới thiệu cách làm thế nào để quản lý thời gian của bản thân người Trợ lý.
Học cách quản lý thời gian hiệu quả để tăng năng suất công việc
1. Xác định mục tiêu
Xác định mục tiêu là cách quản lý thời gian khoa học nhất. Mục tiêu rõ ràng sẽ biết mình cần phải làm gì để đạt được mục tiêu đó. Đương nhiên việc để làm được việc đó bắt buộc cần lên lịch trình cụ thể trong một khoảng thời gian bao lâu phải hoàn thành mục tiêu.
2. Liệt kê những công việc cần phải làm
Liệt kê ra danh sách những công việc cần phải làm trong ngày, trong tuần và trong tháng. Việc này sẽ giúp dễ dàng quản lý được quỹ thời gian quý giá của mình. Ta sẽ không phải mất thời gian nhớ xem phải làm việc gì trong ngày hôm nay hoặc việc gì tiếp theo sau khi hoàn thành xong công việc nào đó.
3. Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên
Sau khi liệt kê những công việc cần làm, hãy dành chút thời gian kiểm tra lại xem công việc nào quan trọng cần phải làm trước, công việc nào có thể để lại sau. Những công việc quan trọng bạn hãy đánh dấu lại và làm ngay để đảm bảo công việc được hoàn thành đúng thời gian, sau đó hãy tiếp tục làm những công việc còn lại.
Việc sắp xếp kiểu này sẽ không phải vội vàng hay căng thẳng vì lỡ quên những việc quan trọng mà vẫn đảm bảo những công việc khác vẫn được giải quyết đúng thời hạn.
4. Tổng kết lại công việc
Trước khi kết thúc một ngày làm việc, cần tổng kết lại công việc vào cuối ngày để xem mình đã làm được những gì và chưa làm được gì, cũng như đã mất bao nhiêu thời gian cho những công việc đó và có thật sự hiệu quả hay không. Quỹ thời gian dành cho những công việc đó đã thật sự khoa học chưa, nếu có chỗ nào chưa hợp lý hãy tìm ra lý do và khắc phục để những lần làm sau sẽ rút ngắn được khoảng thời gian vàng ngọc để dành cho việc khác.
5. Tính kỷ luật và thói quen
Để sử dụng thời gian một cách khoa học, cũng cần rèn luyện tính kỷ luật và những thói quen tiết kiệm thời gian. Hãy đặt ra cho bản thân những quy tắc riêng và làm theo những quy tắc đó. Khi đã hình thành được thói quen, mọi thứ sẽ được theo ý và chắc chắn ta sẽ có có nhiều thời gian hơn cho cuộc sống cũng như công việc, kết thúc tình trạng ngày nào cũng vội vàng lo chạy đua với thời gian nhưng mọi thứ lại không được như ý.
6. Sự tập trung
Tập trung là cách rất tốt để bạn không lãng phí thời gian. Khi làm công việc gì đó, hãy tập trung tất cả sức lực và trí tuệ cho công việc, điều đó không chỉ đem lại kết quả công việc cao mà còn giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian. Bởi sự tập trung sẽ giúp hoàn thành công việcnhanh chóng hơn.
7. Lên thời gian cụ thể cho công việc
Để tiết kiệm thời gian, nên lên thời gian cụ thể cho từng công việc như: Xác định thời gian bắt đầu, thời gian cho từng bước thực hiện, thời gian kết thúc và tổng thời gian để hoàn thành công việc đó là bao lâu. Khi đó ta sẽ có một bảng kế hoạch chi tiết và thời gian cụ thể, không sợ bị ảnh hưởng đến kết quả công việc và không bị lãng phí những khoảng thời gian quý giá.
8. Sắp xếp nơi làm việc khoa học
Sắp sếp nơi làm việc khoa học giúp ta không mất thời gian tìm kiếm những hồ sơ, tài liệu cần thiết khi cần. Một nơi làm việc lộn xộn với đống tài liệu mới – cũ, quan trọng – không quan trọng hỗn độn không chỉ khiến bạn cảm thấy rối mắt mà nó còn làm mất nhiều thời gian khi bạn cần tìm một loại tài liệu gì đó. Vì vậy hãy sắp xếp ngăn nắp và khoa học cho nơi làm việc khi đó sẽ có thêm nhiều thời gian để không phải lãng phí thời gian cho những công việc vô bổ.
Như vậy, EM đã giới thiệu những cách nâng cao kỹ năng quản lý thời gian
cho không chỉ Trợ lý riêng mà còn là người lao động ở những bộ phận, ngành nghề khác. Ở loạt bài sau, EM sẽ bật mí cách làm thế nào để Trợ lý có thể quản lý tốt quỹ thời gian của CEO để công việc được suôn sẻ, thuận lợi hơn.