5 LỖI HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG NĂM 2026 DOANH NGHIỆP CẦN KIỂM TRA NGAY

Từ ngày 10/09/2026, Nghị định 283/2026/NĐ-CP chính thức có hiệu lực với nhiều quy định xử phạt liên quan đến hợp đồng lao động (HĐLĐ). Doanh nghiệp cần lưu ý các lỗi như không ký HĐLĐ bằng văn bản, giao kết sai loại hợp đồng, thiếu nội dung bắt buộc hoặc sử dụng phụ lục không đúng quy định.

Dưới đây là 5 lỗi HĐLĐ doanh nghiệp có thể tự rà soát ngay trong hồ sơ nhân sự.

1. Không giao kết HĐLĐ bằng văn bản khi bắt buộc

Nghị định 283/2026/NĐ-CP quy định tại khoản 1 Điều 15, phạt tiền đối với người sử dụng lao động khi có hành vi:

“Giao kết hợp đồng lao động không bằng văn bản với người lao động làm công việc có thời hạn từ đủ 01 tháng trở lên”

Giải thích ngắn gọn: 

Theo quy định này, doanh nghiệp có thể bị xử phạt nếu doanh nghiệp không giao kết HĐLĐ bằng văn bản với NLĐ làm công việc có thời hạn từ đủ 01 tháng trở lên, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. HĐLĐ điện tử hợp lệ cũng có giá trị như HĐLĐ bằng văn bản.

Mức xử phạt: 

Ngoài tiền phạt, doanh nghiệp buộc phải giao kết HĐLĐ bằng văn bản với NLĐ. 

📌 Doanh nghiệp nên làm gì?

HR có thể xuất danh sách toàn bộ nhân sự đang làm việc và đối chiếu từng người với hồ sơ HĐLĐ. Đặc biệt cần kiểm tra các nhân sự đã làm việc từ đủ 01 tháng trở lên nhưng hồ sơ chỉ có offer letter, thỏa thuận miệng hoặc các giấy tờ nội bộ mà chưa có HĐLĐ phù hợp.

Với trường hợp thuộc diện phải giao kết bằng văn bản nhưng còn thiếu, doanh nghiệp nên hoàn thiện HĐLĐ bằng văn bản hoặc hình thức điện tử hợp lệ, đồng thời kiểm tra việc lưu trữ và giao bản hợp đồng cho NLĐ theo quy định.

 

2. Giao kết không đúng loại HĐLĐ

Khoản 1 Điều 15 Nghị định 283/2026/NĐ-CP xác định một trong các hành vi vi phạm là:

“Giao kết không đúng loại hợp đồng lao động với người lao động”

Giải thích ngắn gọn:

Bộ luật Lao động hiện quy định hai loại HĐLĐ: không xác định thời hạn và xác định thời hạn không quá 36 tháng.

Khi HĐLĐ xác định thời hạn hết hạn mà NLĐ tiếp tục làm việc, hai bên có 30 ngày để ký hợp đồng mới. Nếu hết thời hạn này mà không ký, hợp đồng cũ trở thành HĐLĐ không xác định thời hạn. Trường hợp tiếp tục ký HĐLĐ xác định thời hạn thì về nguyên tắc chỉ được ký thêm 01 lần, trừ các trường hợp luật quy định khác 

Mức xử phạt: 

Doanh nghiệp có thể bị phạt 4 – 50 triệu đồng, tùy số NLĐ bị vi phạm và buộc giao kết đúng loại HĐLĐ. 

📌 Doanh nghiệp nên làm gì? 

HR nên lập một bảng theo dõi tối thiểu gồm ngày bắt đầu HĐLĐ – ngày hết hạn – loại HĐLĐ – số lần đã ký HĐLĐ xác định thời hạn – tình trạng làm việc hiện tại.

Cần ưu tiên rà soát các hợp đồng đã hết hạn nhưng NLĐ vẫn tiếp tục làm việc, những trường hợp đã ký HĐLĐ xác định thời hạn nhiều lần và các hồ sơ sắp bước vào mốc 30 ngày sau ngày hết hạn. Nếu phát hiện loại hợp đồng đang sử dụng không còn phù hợp, doanh nghiệp cần xác định lại loại HĐLĐ theo quy định và hoàn thiện hồ sơ tương ứng, thay vì tiếp tục sử dụng mẫu cũ theo thói quen.

3. Hợp đồng lao động thiếu nội dung chủ yếu

Khoản 1 Điều 15 Nghị định 283/2026/NĐ-CP cũng xử phạt trường hợp:

“Giao kết hợp đồng lao động không đầy đủ các nội dung chủ yếu”

Giải thích ngắn gọn:

HĐLĐ đã được ký nhưng thiếu các nội dung chủ yếu theo Điều 21 Bộ luật Lao động 2019.

Doanh nghiệp nên kiểm tra đủ những nhóm nội dung chủ yếu, gồm: 

Mức xử phạt: 

Doanh nghiệp có thể bị phạt 4 – 50 triệu đồng, tùy số NLĐ có HĐLĐ vi phạm.

📌 Doanh nghiệp nên làm gì?

Doanh nghiệp nên xây dựng một checklist những nhóm nội dung bắt buộc và dùng checklist này để rà soát mẫu HĐLĐ hiện hành, thay vì chỉ kiểm tra xem hồ sơ “đã có hợp đồng hay chưa”.

Đặc biệt cần xem lại các mẫu HĐLĐ đã được sử dụng nhiều năm, mẫu được sao chép từ nhân sự cũ hoặc các trường hợp thay đổi vị trí, mức lương, địa điểm làm việc nhưng hồ sơ chưa được cập nhật. Nếu phát hiện thiếu nội dung, doanh nghiệp cần bổ sung và chuẩn hóa hồ sơ theo hình thức phù hợp với quy định, đồng thời cập nhật mẫu chuẩn để tránh lặp lại lỗi với nhân sự mới.

 

4. Giữ bản chính CCCD, văn bằng, chứng chỉ của NLĐ

Điểm a khoản 2 Điều 15 Nghị định 283/2026/NĐ-CP quy định hành vi vi phạm:

“Giữ bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng hoặc chứng chỉ của người lao động”

Giải thích ngắn gọn:

Doanh nghiệp có thể yêu cầu NLĐ cung cấp giấy tờ cần thiết để phục vụ tuyển dụng và quản lý hồ sơ, nhưng không được giữ bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng hoặc chứng chỉ của NLĐ khi giao kết hoặc thực hiện HĐLĐ. 

Mức xử phạt: 

Đối với cá nhân sử dụng lao động mức phạt là 20 – 25 triệu đồng. Do mức phạt đối với tổ chức bằng 02 lần mức áp dụng cho cá nhân, doanh nghiệp có thể bị phạt 40 – 50 triệu đồng. Đồng thời, NSDLĐ bị buộc trả lại bản chính các giấy tờ đã giữ cho NLĐ. 

📌 Doanh nghiệp nên làm gì?

HR nên kiểm kê tủ hồ sơ và hồ sơ onboarding để xác định doanh nghiệp có đang lưu bản chính CCCD, hộ chiếu, bằng đại học, chứng chỉ nghề hoặc các giấy tờ cá nhân khác của NLĐ hay không.

Nếu có, doanh nghiệp nên hoàn trả bản chính cho NLĐ và lập biên bản hoặc xác nhận bàn giao, sau đó chuyển sang lưu bản sao hoặc dữ liệu điện tử phù hợp khi cần thiết cho công tác quản lý hồ sơ. Đồng thời, checklist onboarding nên được chỉnh lại để tránh yêu cầu nhân sự mới nộp và để lại bản chính.

5. Sửa đổi thời hạn HĐLĐ bằng phụ lục

Khoản 2 Điều 18 Nghị định 283/2026/NĐ-CP quy định xử phạt hành vi: 

“Sửa đổi thời hạn của hợp đồng bằng phụ lục hợp đồng lao động”

Giải thích ngắn gọn

Phụ lục HĐLĐ có thể được sử dụng để quy định chi tiết hoặc sửa đổi, bổ sung một số nội dung của HĐLĐ, nhưng không được sử dụng để sửa đổi thời hạn HĐLĐ. Đây cũng là giới hạn được quy định tại Điều 22 Bộ luật Lao động 2019. 

Mức xử phạt: 

Theo khoản 2 Điều 18 Nghị định 283/2026/NĐ-CP, mức phạt đối với cá nhân sử dụng dao động từ 1 – 20 triệu đồng tùy số NLĐ bị vi phạm. Với doanh nghiệp là tổ chức, mức tương ứng được nhân đôi, tức 2 – 40 triệu đồng. . 

📌 Doanh nghiệp nên làm gì?

HR nên rà soát toàn bộ phụ lục HĐLĐ đang lưu, đặc biệt các tài liệu có nội dung như “gia hạn hợp đồng”, “kéo dài thời hạn”, “thay đổi ngày hết hạn” hoặc nội dung tương tự.

Nếu mục đích thực tế là thay đổi thời hạn HĐLĐ, doanh nghiệp không nên tiếp tục dùng phụ lục để xử lý mà cần xác định phương án giao kết HĐLĐ mới phù hợp với loại hợp đồng và tình trạng hiện tại của NLĐ. Với các phụ lục đã ký có nội dung thay đổi thời hạn, doanh nghiệp nên đưa vào danh sách cần rà soát và chuẩn hóa lại hồ sơ thay vì tiếp tục sử dụng chúng làm căn cứ gia hạn cho các kỳ tiếp theo.

Từ rà soát HĐLĐ đến chuẩn hóa vận hành nhân sự

Khi Nghị định 283/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 10/9/2026, doanh nghiệp cần chủ động rà soát HĐLĐ, hồ sơ nhân sự và quy trình lao động để hạn chế sai sót và rủi ro pháp lý. Với SME chưa có bộ phận HR chuyên trách, thuê ngoài nhân sự là giải pháp linh hoạt giúp theo sát công việc hành chính – nhân sự mà không cần mở rộng ngay bộ máy cố định.

.

EM ƠI – Nguồn lực vận hành linh hoạt cho doanh nghiệp hiện đang cung cấp ba nhóm giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp:

1) Trợ lý Trực tuyến

Hỗ trợ các đầu việc hành chính và điều phối như quản lý lịch trình, hồ sơ, tài liệu, báo cáo, theo dõi deadline, công tác, sự kiện và các tác vụ vận hành thường ngày.

2) Chuyên viên Nhân sự thuê ngoài

Hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện và theo dõi các nghiệp vụ HĐLĐ, hồ sơ nhân sự, chấm công, bảng lương, C&B, BHXH, thuế TNCN và tuyển dụng.

Đặc biệt với quản lý HĐLĐ, doanh nghiệp có thể chủ động hơn trong việc theo dõi thời hạn hợp đồng, thử việc, gia hạn, thay đổi thông tin và hồ sơ onboarding – offboarding, hạn chế tình trạng bỏ sót deadline hoặc xử lý khi đã quá hạn.

3) Tư vấn Quản trị

Đồng hành cùng doanh nghiệp trong việc rà soát, xây dựng và chuẩn hóa quy trình, chính sách, biểu mẫu, hệ thống quản lý và cơ cấu vận hành phù hợp với từng giai đoạn phát triển.

 

📞 Liên hệ EM ƠI để được tư vấn giải pháp phù hợp: 0904 762 76.

Nội dung bài viết mang tính chất cung cấp thông tin và tham khảo quy định pháp luật. Doanh nghiệp cần đối chiếu văn bản pháp luật hiện hành và hồ sơ thực tế khi áp dụng.