Trên cương vị một nhà quản lý doanh nghiệp, bạn là người luôn bận rộn và thường xuyên cảm thấy stress? Bạn muốn có thêm thời gian cho bản thân, gia đình cũng như tránh xa sự phiền hà của những công việc hành chính? EM đã có câu trả lời cho bạn.
Hầu hết những người lãnh đạo, giàu có hoặc nổi tiếng sẽ không một mình làm tất cả mọi công việc từ lớn đến bé. Phía sau sự thành công của họ luôn có một người Trợ lý âm thầm giúp đỡ lập kế hoạch và hoàn thành khối lượng công việc khổng lồ một cách nhanh chóng và hiệu quả để họ có thể đạt được sự thành công trong cả công việc lẫn cuộc sống.
Trợ lý là người sẽ giúp bạn thành công trên con đường sự nghiệp
Người trợ lý riêng có thể được hiểu như một nhà tổ chức, điều phối công việc. Một người có thể quản lý lịch làm việc cũng như công việc của bạn, sắp xếp chúng hợp lý và đảm bảo mọi việc diễn ra đúng tiến độ. Tuỳ vào khả năng tài chính mà bạn có thể có một hoặc nhiều trợ lý cho mình, nhưng mỗi người trợ lý thường chỉ dành toàn bộ thời gian cho một khách hàng duy nhất trong suốt một giai đoạn làm việc.
Nội dung công việc của một Trợ lý là không cố định, có tính linh động cao. Nhìn chung, họ có thể giúp bạn thực hiện những công việc sau đây:
1. Tiếp nhận, chọn lọc email và các cuộc gọi đến
Hãy để người trợ lý có thể quản lý hộp thư điện tử và đầu số điện thoại công việc của bạn. Họ sẽ là người tiếp nhận thông tin đến, thay bạn phản hồi, sắp xếp, phân loại nội dung và cập nhật lịch biểu nhằm tối ưu thời gian làm việc cho bạn. Ngoài ra, bạn cũng sẽ không còn phải nhận sự phiền toái từ những email hay tin nhắn rác.
2.Sắp xếp, chuẩn bị các lịch hẹn
Những cuộc hẹn với đối tác, khách hàng hay của cá nhân bạn sẽ được quản lý chặt chẽ bởi trợ lý, đảm bảo không có sự trùng lặp. Bạn cũng sẽ không còn phải nhớ đến chúng mà thay vào đó trợ lý sẽ thay bạn ghi nhớ, chuẩn bị chu đáo, để bạn có một buổi hẹn hoàn hảo.
3. Giải quyết công việc
Trợ lý có thể thay bạn xử lý những công việc hành chính, những công việc không bắt buộc bạn phải là người trực tiếp thực hiện. Hay khi có những vấn đề trục trặc phát sinh trong công việc, họ sẽ là người tiếp nhận thông tin để giải quyết chúng bằng năng lực của bản thân, để đảm bảo mọi việc được diễn ra suông sẻ, thuận lợi.
4. Chuẩn bị các chuyến công tác, du lịch
Khi bạn có một trợ lý riêng bên cạnh, bạn sẽ chẳng còn phải bận tâm sắp xếp cho chuyến công tác hay chuyến du lịch nữa. Từ lên kế hoạch, lịch trình, bố trí phương tiện di chuyển đến những tài liệu, hành lý cần thiết cho chuyến đi đều sẽ được trợ lý chuẩn bị chu đáo nhất, góp phần giúp bạn sự được suôn sẻ, thành công trong công việc hay có những trải nghiệm tuyệt vời từ chuyến du lịch, nghỉ dưỡng.
5. Chăm sóc gia đình, nhà cửa
Không chỉ hỗ trợ bạn trong công việc, người trợ lý sẽ đóng vai trò như một quản gia, quản lý người giúp việc của bạn để có thể thay mặt bạn chăm sóc cho gia đình khi bạn đang làm việc. Trợ lý riêng sẽ cùng với người giúp việc đảm bảo môi trường, điều kiện sinh hoạt của gia đình bạn được hoàn mỹ nhất, để bạn cùng người thân được thoải mái và gắn kết.
6. Chuẩn bị các buổi sự kiện, ngày kỷ niệm
Ngoài việc sắp xếp lịch trình tham dự, trợ lý riêng còn có thể tư vấn bạn chuẩn bị trang phục phù hợp với tính chất của sự kiện. Ngoài ra, họ sẽ chuẩn bị các món quà tặng cho các buổi kỷ niệm liên quan đến cả công việc lẫn cuộc sống cá nhân bạn.
Những việc trên tuy không quá phức tạp và khó khăn nhưng có thể mất rất nhiều thời gian và công sức. Bạn hãy giao chúng cho trợ lý riêng đảm nhận và thực hiện. Qua đó, giảm tải khối lượng công việc cho chính mình.
EM hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn có thêm giải pháp tối ưu quỹ thời gian và công sức để tập trung vào việc phát triển sự nghiệp, chăm sóc bản thân cũng như cùng gia đình có những chuyến du lịch ý nghĩa.