Làm tốt những việc này để trở thành trợ lý giám đốc chuyên nghiệp

1. Trở thành cổng thông tin liên lạc của giám đốc điều hành


Trợ lý sẽ là người soạn thảo tất cả các thông tin về lịch họp, lịch công tác, ghi chú biên bản các cuộc họp cũng như cập nhật các tin tức mới để truyền thông cho nhân viên. Đối với những thông tin quan trọng, Trợ lý nên soạn trước và sau đó gửi giám đốc duyệt qua để chỉnh sửa, hoàn chỉnh về nội dung trước khi phát hành.

Mặt khác, người Trợ lý cũng sẽ trở thành đầu mối liên lạc giữa CEO với tất cả nhân viên có nhu cầu hẹn trao đổi,xin ý kiến xử lý công việc từ CEO hay những đối tác đang có nhu cầu làm việc với họ. Người trợ lý sẽ tổng hợp, chắt lọc và sắp xếp thứ tự ưu tiên của từng buổi hẹn trước khi chuyển các thông tin đó đến với CEO.

2. Thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến tài liệu, dữ liệu


Nghiệp vụ quản lý liên quan đến sổ sách, báo cáo, tài liệu và dữ liệu là một trong những nhiệm vụ vô cùng quan trọng đối với một người Trợ lý. Nó không chỉ dừng lại ở việc soạn thảo, in ấn hay lưu trữ. Người Trợ lý sẽ cần phải quản lý, phân loại, sắp xếp tài liệu một cách khoa học và lưu trữ chúng an toàn. Đảm bảo CEO có thể tiếp cận cũng như hiểu chúng dễ dàng nhất.

Lịch làm việc của CEO cũng cần được sắp xếp một khoảng thời gian để đọc và xử lý những tài liệu này. Một điểm cần lưu ý là những thông tin của các tài liệu phải chính xác, súc tích. Người Trợ lý sẽ phối hợp với người/ bộ phận biên soạn để hoàn chỉnh trước khi trìnhchúngcho CEO.

3. Quản lý thư từ, email & lịch làm việc


Sẽ là lý tưởng nhất nếu Trợ lý có thể quản lý toàn bộ thư từ, email và lịch làm việc của CEO. Trợ lý sẽ thay mặt CEO gửi mail và phản hồi email trong nội bộ cũng như với khách hàng, đối tác. Lịch làm việc của giám đốc điều hành cũng sẽ được sắp xếp bởi Trợ lý để đảm bảo mọi việc hoạt động liền mạch và thống nhất.

4. Quản lý các chuyến công tác


Việc sắp xếp lịch trình, phương tiện di chuyển, khách sạn, chuẩn bị những tài liệu và hành lý cho chuyến công tác là những việc người Trợ lý sẽ thực hiện để CEO hay nhân sự tham gia có thể dành nhiều thời gian hơn cho các đầu việc quan trọng trong chuyến công tác.

Việc hiểu rõ về tài nguyên của công ty, phân loại chuyến đi theo khoảng cách cũng như thời gian là cần thiết để lựa chọn phương tiện di chuyển có sẵn của công ty hoặc thuê xe bên ngoài hay đặt vé máy bay. Ngoài ra, tiêu chí về chất lượng, giá cả trong việc lựa chọn đơn vị cho thuê xe, cung cấp vé máy bay cũng cần được xem xét để tối ưu chi phí mà vẫn tạo được sự thoải mái nhất trong quá trình di chuyển.