Rèn luyện kỹ năng quản lý đối với một Trợ lý riêng (Kỳ 2)

Có một loạt các kỹ năng mà những nhà quản lý nên sở hữu để điều hành một tổ chức hiệu quả và hiệu quả. Sau đây là 6 kỹ năng quản lý thiết yếu và thực tế mà họ cần phải có để hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình:

1. Lập kế hoạch

Lập kế hoạch là một khía cạnh quan trọng với bất kỳ tổ chức nào, để tổ chức các hoạt động đúng với sự định hướng và kỳ vọng đã đặt trong khi vẫn nằm trong giới hạn của các tài nguyên sẵn có như thời gian, tiền bạc và lao động. Đó cũng là quá trình hình thành một tập hợp các hành động hoặc chiến lược để theo đuổi để đạt được các mục tiêu hoặc nhất định với các nguồn lực sẵn có.
Quy trình lập kế hoạch bao gồm xác định và thiết lập các mục tiêu cụ thể có thể đạt được, phát triển chiến lược cần thiết và phác thảo các nhiệm vụ, lịch trình cho việc thực thi để đạt được các mục tiêu đề ra. Một kế hoạch đủ tốt sẽ giúp mục tiêu đạt được đúng thời hạn với chi phí được sử dụng hiệu quả nhất.


2. Độc lập quyết định

Người Trợ lý sẽ đôi khi cần đưa ra nhiều quyết định thay sếp mình, dù có chủ ý hay không, việc đưa ra quyết định là một thành phần quan trọng trong thành công của người quản lý. Đưa ra quyết định đúng đắn và đúng đắn sẽ dẫn đến thành công của tổ chức, trong khi các quyết định sai lầm có thể dẫn đến thất bại hoặc mang đến hiệu suất kém.
Để tổ chức hoạt động hiệu quả và suôn sẻ, cần đưa ra quyết định rõ ràng và đúng đắn. Trợ lý riêng cần có trách nhiệm cho mọi quyết định mà họ đưa ra và cũng sẵn sàng chịu trách nhiệm về kết quả của quyết định của họ. Đây là một trong những kỹ năng quan trọng bậc nhất, thường quyết định thành công của người Trợ lý trên con đường trở thành nhà quản trị chuyên nghiệp

3. Phân công công việc

Uỷ quyền cũng là một kỹ năng quản lý cần thiết. Là hành động chuyển giao các nhiệm vụ và/hoặc quyền hạn liên quan đến công việc cho các nhân viên hoặc bộ phận khác. Người Trợ lý sau khi nhận các nhiệm vụ từ giám đốc, sẽ trao đổi thông tin công việc với các nhân viên và bộ phận liên quan, từ đó kiểm soát tiến độ, kết quả công việc.

4. Giải quyết vấn đề

Một người Trợ lý riêng giỏi phải có khả năng giải quyết nhiều vấn đề phát sinh trong một ngày làm việc điển hình. Giải quyết vấn đề trong quản trị bao gồm xác định, khái niệm một vấn đề hoặc tình huống nhất định và sau đó tìm ra cách tốt nhất để xử lý vấn đề và có được giải pháp tốt nhất.
Rõ ràng rằng một người Trợ lý có kỹ năng giải quyết vấn đề tuyệt vời, sẽ nhận được sự tín nhiệm từ cấp lãnh đạo và khiến cho các nhân viên khác tin tưởng vào các quyết định cũng như tự tin thực hiện các công việc được giao.

5. Tạo động lực

Khả năng thúc đẩy giúp tạo ra sự mong muốn từ nhân viên. Có rất nhiều chiến thuật, phương pháp tạo động lực mà Trợ lý có thể sử dụng để thay sếp mình truyền nguồn cảm hứng cho các nhân viên khi cần thiết. Việc lựa chọn các chiến thuật, thúc đẩy động lực bên trong hay bên ngoài?có thể phụ thuộc vào các đặc điểm như văn hóa công ty và nhóm làm việc, cá tính của từng nhóm và hơn thế nữa.

Đây là những kỹ năng này thực sự rất cần thiết để điều hành một tổ chức tốt và đạt được các mục tiêu kinh doanh mong muốn. EM hy vọng qua loạt bài viết “Rèn luyện kỹ năng quản lý đối với một Trợ lý riêng”

sẽ giúp những ai đang đi trên con đường của một Trợ lý đểtrở thành một nhà quản lý hàng đầucó thêm các kiến thức cần thiết để trang bị sớm nhất cho bản thân.