Rèn luyện kỹ năng quản lý đối với một Trợ lý riêng (Kỳ 1)

Kỹ năng quản lý có thể được định nghĩa là các thuộc tính hoặc khả năng nhất định để hoàn thành các nhiệm vụ cụ thể trong một tổ chức. Chúng bao gồm khả năng thực hiện nhiệm vụ điều hành trong một tổ chức đồng thời tránh các tình huống rủi ro và giải quyết kịp thời các vấn đề khi chúng xảy ra.

Đây là kỹ năng rất quan trọng đối với bất kỳ ai trong quá trình phát triển sự nghiệp, nhất là với một Trợ lý chuyên nghiệp. Vậy làm thế nào để rèn luyện kỹ năng này? Hãy cùng EM tìm ra câu trả lời cho chủ đề này nhé.

Kỹ năng quản lý có thể được phát triển thông qua học tập và kinh nghiệm thực tế với tư cách là người quản lý. Các kỹ năng giúp người quản lý liên hệ với đồng nghiệp và biết cách đối phó tốt với cấp dưới, điều này cho phép các hoạt động dễ dàng trong tổ chức. Một người quản lý bồi dưỡng các kỹ năng quản lý tốt có thể thúc đẩy sứ mệnh và tầm nhìn hoặc mục tiêu kinh doanh của công ty về phía trước với ít rào cản và phản đối hơn từ cả bên trong lẫn bên ngoài.

Kỹ năng quản lý và lãnh đạo thường được sử dụng thay thế cho nhau vì cả hai đều liên quan đến lập kế hoạch, ra quyết định, giải quyết vấn đề, giao tiếp, ủy quyền và quản lý thời gian. Các nhà quản lý giỏi hầu như luôn luôn là những nhà lãnh đạo giỏi. Ngoài việc lãnh đạo, một vai trò quan trọng của người quản lý là cũng phải đảm bảo rằng tất cả các bộ phận của tổ chức đang hoạt động gắn kết. Nếu không, một số vấn đề có thể phát sinh và thất bại chắc chắn sẽ xảy ra.

Theo nhà tâm lý học xã hội và tổ chức người Mỹ Robert Katz, có ba loại kỹ năng quản lýnền tảng bao gồm:

1. Kỹ năng kỹ thuật

Kỹ năng kỹ thuật cung cấp cho các nhà quản lý khả năng và kiến ​​thức để sử dụng nhiều kỹ thuật khác nhau để đạt được mục tiêu của họ. Kỹ năng này không chỉ liên quan đến máy móc và phần mềm vận hành, công cụ sản xuất mà còn bao gồm các phương pháp để tăng doanh số bán hàng, thiết kế các loại sản phẩm và dịch vụ khác nhau, hay tiếp thị các dịch vụ và sản phẩm thông qua các công cụ, kênh quảng cáo.
Đây là điều một Trợ lý riêng bắt buộc phải giỏi để có thể hỗ trợ vị sếp của họ hoàn thành tốt việc phát triển doanh nghiệp. Qua đó, góp phần làm thăng tiến sự nghiệp của bản thân.


2. Kỹ năng khái niệm

Chúng liên quan đến kỹ năng trình bày về kiến ​​thức, khả năng tư duy trừu tượng và hình thành ý tưởng. Người Trợ lý có thể thấy toàn bộ khái niệm, phân tích và chẩn đoán chính xác vấn đề để tìm giải pháp sáng tạo. Điều này giúp họ dự đoán một cách hiệu quả các rào cản của bộ phận hoặc doanh nghiệp nói chung.


3. Kỹ năng nhân sự và tạo lập quan hệ giữa các cá nhân

Đây là kỹ năng phản ánh sự tương tác, làm việc hiệu quả với mọi người. Nó cho phép các Trợ lý tận dụng, khai phá tiềm năng của nhân sự trong công ty và thúc đẩy họ cống hiến để cho kết quả tốt hơn.

Trên đây là loạt kỹ năng nền tảng mà ai cũng nên sở hữu để điều hành một tổ chức hiệu quả nhất. Ở bài viết tiếp theo, EM sẽ giới thiệu các kỹ năng thực tế, trực tiếp sử dụng trong công việc trên cơ sở 3 loại kỹ năng nền tảng này.