Giao tiếp là một trong những kỹ năng mềm quan trọng mà bất cứ ai trong chúng ta đều cần phải rèn luyện hằng ngày, nhất là đối với một trợ lý riêng nhằm duy trì mối quan hệ bền vững với sếp, với đồng nghiệp hay với các đối tác, khách hàng.
Vậy, làm thế nào để trở thành một người có khả năng giao tiếp tốt? Cùng EM xem ngay những “bí kíp” sau đây nhé.
Kỹ năng giao tiếp là vô cùng cần thiết đối với trợ lý
1. Lắng nghe để thấu hiểu
Một cuộc giao tiếp hiệu quả là khi tất cả mọi người tham gia bất kể là 2 hay nhiều người có được được sự thoả mãn, đồng thuận và thống nhất. Để đạt được điều đó, những người tham gia phải đặt biệt chú ý đến việc lắng nghe các ý kiến hay thắc mắc từ những người trong cuộc nhằm hiểu ý muốn của người nói để đáp lại chính xác.
Ngạn ngữ Nga có câu “Con người mất ba tuổi để học nói, tuy nhiên phải mất cả cuộc đời để học lắng nghe”. Thực tế là trong cuộc sống thường ngày, lại rất ít người có khả năng lắng nghe, đây là thiếu sót nghiêm trọng khiến cuộc giao tiếp trở nên kém hiệu quả.
Vậy, người trợ lý cần phải giữ tập trung trong cuộc giao tiếp, cố gắng ghi nhớ và phân tích nhanh các ý chính của người nói cũng như gạt bỏ cái tôi và sự bảo thủ của bản thân. Tuyệt đối không nên ngắt lời vì sẽ gây ra cảm giác khó chịu, hụt hẫng, ảnh hưởng đến hiệu quả của quá trình giao tiếp, trao đổi thông tin.
2. Phong cách giọng nói nhiệt tình, quyết đoán
Giọng nói to rõ thể hiện sự tự tin của người nói. Mặt khác, nó cũng ảnh hưởng không nhỏ đến sự thành công của cuộc trao đổi, nói quá nhỏ sẽ khiến đối phương gặp khó khăn trong việc chắt lọc và nắm bắt nội dung, cũng như gây nên sự nhàm chán. Không nhất thiết phải nói quá nhanh, hãy luyện tập cho mình cách nói to, rõ chữ dứt khoát hơn.
3. Ngắn gọn, súc tích
Khi được hỏi về một vấn đề nào đó, hãy trả lời thẳng thắn và trực tiếp. Có thể dành thêm vài giây suy nghĩ cho câu trả lời nhưng tránh trả lời một cách vòng vo, lan man. Điều này giúp người nghe có thể nắm bắt được ý chính nhanh hơn cũng như thể hiện sự tôn trọng thời gian của họ.
4. Hỏi kỹ những điều chưa rõ
Đừng ngại ngần hỏi lại những điều mình chưa rõ sẽ giúp chúng ta nhìn nhận và tương tác với người nói chuyện một cách chính xác, hiệu quả hơn. Hơn nữa, đây cũng là cách thể hiện sự tham gia và tập trung vào cuộc nói chuyện.
5. Chú ý đến ngôn ngữ cơ thể
Ngôn ngữ cơ thể được thể hiện thông qua những cử chỉ, nét mặt, ánh mắt hay các hành động đi kèm trong lúc nói. Chúng ta luôn giao tiếp ngay cả khi không nói bất cứ 1 từ nào vì chỉ cần thông qua ánh mắt hay cử chỉ, thì đó cũng được gọi là giao tiếp. Ngôn ngữ cơ thể sẽ giúp cho việc diễn đạt trở lên hiệu quả và sinh động hơn rất nhiều.
Ánh mắt có thể thể hiện sự tự tin, quả quyết và thấu hiểu. Chúng ta sẽ biết được người đối diện có thoải mái, tự tin và nắm được vấn đề trong cuộc nói chuyện hay không thông qua ánh mắt của họ.
6. Không ấp úng, ậm ừ
Những từ dư thừa như “à, ừ” đã tố cáo sự lo lắng, hồi hộp hay không nắm rõ thông tin. Vì vậy, cần hạn chế tối đa thêm các từ đó trong cuộc nói chuyện của mình, tránh việc bị đánh giá thấp bản thân qua những từ ngữ này.
7. Ghi nhớ tên đối phương
Khi gặp đối tác, khách hàng hay sếp/đồng nghiệp mới, hãy nhanh chóng ghi nhớ tên của họ và gọi một cách thân mật. Điều này tuy đơn giản nhưng sẽ góp phần tạo thiện cảm tốt hơn với người nói chuyện cùng.
Bằng cách tập trung chú ý khi đối phương bắt đầu giới thiệu tên của họ. Sau đó, hãy liên kết tên riêng này với một hình ảnh liên quan đến cách phát âm tên gọi, hay nét đặc trưng trên diện mạo người đó. Cuối cùng, nên hồi tưởng lại thông tin ngay khi kết thúc cuộc gặp.
8. Tạo bầu không khí thoải mái
Cuộc nói chuyện thành công là những cuộc nói chuyện trên cơ sở như một cuộc trò chuyện thân tình chứ không phải như một cuộc thẩm vấn. Hãy thật thoải mái, thân thiện khi giao tiếp, chỉ nên tỏ ra cứng rắn khi cần thiết và đừng quên lưu ý không nên ngắt lời đối phương.
9. Chuẩn bị trước một kịch bản
Trong cuộc trao đổi, giao tiếp, chắc chắn không thể tránh khỏi xảy ra sự im lặng một cách đột xuất. Người trợ lý cần tinh tế chuẩn bị trước một kế hoạch hay một kịch bản “thổi bay” sự im lặng này, để việc giao tiếp được thuận lợi hơn.
10. Nâng cao khả năng viết
Giao tiếp qua chữ viết cũng là cách thức thể hiện phong cách giao tiếp bên cạnh lời nói, đặc biệt với công việc trợ lý riêng. Bởi các công việc xoay quanh đều đòi hỏi kỹ năng viết ở một mức độ nào đó, đơn giản nhất là các email trao đổi công việc hằng ngày với sếp hay các bộ phận khác.
Các bài viết trên blog, mạng xã hội cũng là cách để rèn luyện kỹ năng viết lách. Tất nhiên, nội dung của chúng phải liên quan tới lĩnh vực của bạn hay ít nhất là có giá trị với người đọc, không sáo rỗng.