Kinh doanh bất kì lĩnh vực gì đến thời điểm nhất định bạn cũng cần phải tổ chức sự kiện. Có thể là sự kiện ra mắt sản phẩm/dịch vụ mới, thông báo cải tiến của dịch vụ, lễ tổng kết thành tích của năm… Vậy nên nắm rõ quy trình cơ bản để tổ chức một sự kiện truyền thông là điều rất quan trọng.
1. Nghiên cứu sự kiện
Tổ chức loại hình sự kiện nào, bạn cũng cần phải nghiên cứu và xác định được rõ các thông tin cơ bản sau:
-
Loại hình sự kiện
-
Chủ đề chính
-
Mục tiêu tổ chức
-
Thông điệp
-
Số lượng khách mời tham dự
-
Thời gian tổ chức
-
Ngân sách dự kiến
2. Xây dựng chủ đề
Một sự kiện có đem lại thành công hay không phụ thuộc hoàn toàn vào ý tưởng chủ đề. Tuỳ thuộc vào phạm vi, ngân sách, số lượng khách mời… người lập kế hoạch sẽ sáng tạo và cho ra một chủ đề hay, một nội dung thu hút và truyền tải thông điệp tốt. Và tất nhiên, chủ đề này phải phù hợp yêu cầu của khách hàng và có tính khả thi cao.
3. Lập kế hoạch
Nếu đã có ý tưởng toàn bộ cho chủ đề chương trình, hãy xây dựng chúng thật chi tiết. Đường dây diễn ra của chương trình như thế nào, bắt đầu từ tiết mục gì và kết thúc bằng tiết mục gì, xác định phần nội dung cần phải khai thác chính…
Thiết kế hình ảnh chương trình cũng rất quan trọng: backdrop, standee, màn hình, đèn chiếu, video clip, logo… cần phải được chú trọng và nhất quán.
Ngoài ra cần lên danh sách dự trù kinh phí để kiểm soát được ngân sách hiện có. Nếu vượt mức, cần cắt bỏ hay thay đổi hạng mục nào cho phù hợp.
4. Chuẩn bị sự kiện
Trước khi sự kiện diễn ra khoảng 2- 3 ngày, phần dàn dựng kĩ thuật cũng như nội dung chương trình cần phải chuẩn bị chu đáo. Cần phải kiểm tra, rà soát kĩ ở từng khâu bởi vì nếu để lại sai sót nào thì sẽ gây ảnh hưởng đến buổi diễn ra sự kiện. Nên lập một bản tổng hợp các công việc cần làm và theo dõi tiến độ thực hiện các khâu như:
- Nhân lực chạy sự kiện
- Nhân sự biểu diễn
- Thiết bị sử dụng trong sự kiện
- Dựng sân khấu
- Tổng duyệt chương trình
- …..
Đặc biệt bạn nên dự đoán trước các rủi ro như rủi ro về kĩ thuật, về số lượng khách mời vượt quá dự kiến,…và chuẩn bị sẵn sàng những biện pháp xử lí.
5. Triển khai sự kiện
Trong quá trình diễn ra sự kiện, trưởng ban tổ chức và các nhân sự trong ban tổ chức phải được phân công vào vị trí và chịu trách nhiệm điều phối mọi hoạt động để sự kiện diễn ra suôn sẻ theo đúng kế hoạch.
6. Tổng kết
Sau khi quyết toán hết toàn bộ chi phí cho các bên liên quan, nhân lực… cần phải tổng kết lại sự kiện, chỉ ra điểm mạnh cũng như nhận thấy điểm yếu để khắc phục. Đo lường hiệu quả của người tham gia sự kiện để đánh giá khách quan sự kiện và làm báo cáo tổng kết sự kiện.