Trợ lý cá nhân không hề đơn giản, phải hoạt động trong rất nhiều lĩnh vực để hỗ trợ cho lãnh đạo. Từ hành chính, quản lý văn phòng, đối nội đối ngoại, đàm phán thương thảo hợp đồng đến giám sát quản lý các bộ phận và tư vấn góp ý cho lãnh đạo về các vấn đề nảy sinh khi có yêu cầu. Chính vì tính chất công việc trên, theo tiêu chuẩn EM đòi hỏi trợ lý phải có những kỹ năng thiết yếu sau đây.
1. Kỹ năng thích ứng
Môi trường làm việc của trợ lý luôn luôn thay đổi thích ứng với các công việc xảy ra xung quanh sếp. Ngoài ra trợ lý cá nhân còn gặp phải những biến động bất ngờ hay các tình huống phát sinh ngoài kế hoạch. Chính vì vậy khả năng thích ứng là một trong những yêu cầu để làm được nghề trợ lý, nếu không có khả năng thích ứng cao với sự thay đổi, trợ lý sẽ cảm thấy rất vất vả để xử lý tình huống và có khả năng bỏ nghề trong một thời gian ngắn.
2. Kỹ năng sắp xếp thời gian
Một trợ lý phải biết phân chia thời gian phù hợp cho các công việc khác nhau theo thứ tự ưu tiên. Họ cần biết công việc nào cần nhiều thời gian hơn, việc gì nên làm trước. Sau đó, họ sẽ phân bổ thời gian hợp lý để các công việc đó đều được hoàn thành đúng hạn và đạt đúng chất lượng yêu cầu. Đây là một trong những tiêu chuẩn EM để đánh giá một trợ lý có làm việc hiệu quả hay không.
3. Kỹ năng dự đoán
Kỹ năng chủ động dự đoán nhu cầu của người mà mình hỗ trợ là đặc điểm của một trợ lý chu đáo, tinh tế. Nếu họ dự đoán được những như cầu sắp phát sinh và có sự chuẩn bị cho chúng, họ sẽ khiến mọi người bất ngờ và hài lòng. Chính điều này sẽ làm cho người trợ lý trở nên quan trọng và không thể thiếu cho lãnh đạo cũng như nhân viên.
4. Kỹ năng giao tiếp
Giao tiếp là một kĩ năng hết sức quan trọng cần cho nhiều lĩnh vực chứ không chỉ đối với nghề trợ lý. Một trợ lý cá nhân với kỹ năng giao tiếp tốt sẽ là cánh tay đắc lực để cùng sếp gặp gỡ đối tác, khách hàng… Ngoài ra trợ lý theo tiêu chuẩn EM có kĩ năng này là vì giao tiếp tốt còn gây được thiện cảm với đồng nghiệp, dễ dàng hỗ trợ các công việc cho sếp hơn.
5. Kỹ năng chăm sóc khách hàng
Một trợ lý không chỉ hỗ trợ các công việc nhỏ mà sếp cần, họ còn phải cùng sếp tiếp cận khách hàng trong các sự kiện quan trọng. Sự am hiểu tâm lý khách hàng sẽ làm khách hàng hài lòng, cũng với đó trợ lý sẽ thuận tiện đối mặt với các sự cố khiếu nại, chỉ trích… Giúp sếp giữ các mối quan hệ được chu toàn.
6. Hiểu biết về lĩnh vực kinh doanh
Trợ lý cá nhân không đơn thuần là người hỗ trợ các công việc cho sếp mà còn là người tham mưu góp ý, vì thế càng cần phải nắm rõ những kiến thức kinh doanh, về ngành, khách hàng… nghiên cứu đối thủ cạnh tranh, vị thế của công ty trong thị trường, cũng như xu hướng phát triển của ngành hiện tại.
7. Kỹ năng làm việc nhóm
Trợ lý còn là sợi dây liên kết giữa nhà lãnh đạo với các phòng ban. Nếu không có kĩ năng này, họ sẽ khó gây thiện cảm và làm việc với họ. Thay sếp truyền đạt thông tin rất dễ bị các nhân viên khác nhìn nhận là thay sếp chỉ đạo, chính vì vậy khéo léo khi làm việc với một tập thể sẽ giúp trợ lý thuận lợi trong công việc.
8. Khả năng đánh giá và ra quyết định
Trợ lý có khả năng đánh giá tình hình và ra quyết định, để những khi khẩn cấp không có lãnh đạo họ có thể phản ứng và giải quyết vấn đề kịp thời. Những gì họ quan sát và học được hàng ngày từ chính vị lãnh đạo của mình sẽ có ích trong những lúc này.
Lựa chọn trợ lý thông minh sẽ quyết định phần lớn khả năng hoàn thành trách nhiệm với cương vị lãnh đạo. Cần phải cân nhắc và lựa chọn thật kĩ người cộng sự đặc biệt này để phát triển bản thân trong sự nghiệp.
Đội ngũ trợ lý cá nhân theo tiêu chuẩn EM được đào tạo toàn bộ các kĩ năng trên nhằm phục vụ tốt nhất các khách hàng của mình.