Một Trợ lý riêng giỏi là người luôn đảm bảo sự “thuận buồm xuôi gió” cả công trong công việc và trong cuộc sống của nhà lãnh đạo. Công việc của một Trợ lý rất đa dạng và rất nhiều thách thức. Vậy để đạt được kết quả tốt, thì đâu là những kỹ năng cần thiết nhất? Hãy cùng EM tìm hiểu qua bài viết dưới đây.
Nghề trợ lý đòi hỏi sự hội tụ của rất nhiều kỹ năng
1. Khả năng thích ứng
Công việc của trợ lý riêng có đặc điểm luôn luôn thay đổi. Sự thay đổi liên tục đó có thể xuất phát từ đặc thù hoạt động của tổ chức/doanh nghiệp và tính chất công việc của cá nhân thuê trợ lý. Họ sẽ cần phải hỗ trợ nhà lãnh đạo cả trong công việc lẫn cuộc sống cá nhân.
Ngoài ra, họ luôn phải trở thành cầu nối làm việc giữa những người lãnh đạo/ CEO với các bộ phận hay nhân viên khác. Việc phải xử lý những biến động bất ngờ hay các tình huống phát sinh ngoài kế hoạch là chuyện thường ngày của trợ lý. Chính những điều này đã tạo ra sự bất cố định trong “mô tả công việc” đối với vị trí trợ lý.
Vậy một người muốn phát triển sự nghiệp trên con đường mang tên trợ lý riêng cần phải học cách thích ứng với sự bất cố định này. Nếu không, việc xử lý tình huống cũng như kiểm soát tình hình sẽ vô cùng vất vả. Để rèn luyện được điều đó, trước hết cần phải có một tâm lý sẵn sàng đón nhận và chấp nhận sự thay đổi.
Bên cạnh đó, người trợ lý phải không ngừng học hỏi và rèn luyện chuyên môn để đưa ra giải pháp phù hợp kịp thời cho vấn đề, và bao giờ cũng nên có một hoặc vài phương án dự phòng.
2. Khả năng tổ chức
Việc tổ chức, tối ưu không gian lẫn thời gian là một khả năng vô cùng quan trọng đối với trợ lý riêng. Một không gian làm việc được sắp xếp ngăn nắp và có thứ tự logic sẽ giúp trợ lý có thể giúp CEO của mình tiếp cận được đúng tài liệu một cách nhanh chóng khi cần đến. Ngược lại, một không gian làm việc bề bộn sẽ khiến họ mất nhiều thời gian hơn để tìm kiếm tài liệu cần thiết và khả năng thất lạc tài liệu là có thể xảy ra, mà điều này sẽ vô cùng nguy hiểm.
Khả năng tổ chức về mặt thời gian không chỉ đơn giản là sắp xếp thời gian xử lý công việc của mình, mà người trợ lý sẽ còn có nhiệm vụ sắp xếp và phân chia quỹ của nhà lãnh đạo để họ có sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống riêng. Đây cũng là một trong những thước đo để đánh giá một trợ lý có làm việc hiệu quả hay không.
Để có được khả năng tổ chức tốt, điều đầu tiên là cần học cách quản lý, tối ưu thời gian. Song song đó là cải thiện khả năng đánh giá thứ tự quan trọng của công việc, tài liệu cũng như sắp xếp chúng thật logic trên cơ sở am hiểu sâu sắc về công ty và nhà lãnh đạo cùng gia đình họ.
3. Khả năng tham mưu
Vai trò của một người trợ lý còn là giám sát quản lý các bộ phận và tham mưu, góp ý cho lãnh đạo về các vấn đề phát sinh trong công việc. Hơn ai hết, họ phải là người vững kiến thức chuyên môn về thị trường, khách hàng,… và nắm rõ lĩnh vực kinh doanh, mô hình hoạt động và tình hình thực tế của công ty.
Đôi khi người trợ lý riêng cũng là người tham vấn, chia sẻ những vấn đề phát sinh trong đời tư của nhà lãnh đạo để giải quyết chúng một cách hợp lý nhất. Một người trợ lý giỏi sẽ là người có khả năng đảm bảo sếp của mình có được sự “thuận buồm xuôi gió” cả trong công việc lẫn trong cuộc sống riêng.
4. Khả năng quyết định độc lập
Kỹ năng đánh giá và quyết định là một trong những kỹ năng ảnh hưởng lớn đến sự thành công của một Trợ lý
Đại đa số các CEO sẽ có đặc điểm chung là kín lịch công tác. Trợ lý sẽ là người được giao trách nhiệm trông coi, giám sát sự vận hành của doanh nghiệp khi sếp vắng mặt. Đây vừa là cơ hội, vừa là thách thức để phát huy tối đa năng lực quản trị của bản thân.
Khi tiếp nhận vấn đề từ các bộ phận trong công ty hay từ khách hàng, đối tác, trợ lý riêng sẽ phân loại những vấn đề để chắt lọc ra đâu là những việc cần phải xin ý kiến từ sếp và những gì có thể thay sếp ra quyết định trước, sau đó báo cáo, cập nhật tình cho lãnh đạo.
Để đánh giá và quyết định đúng, trợ lý cần thường xuyên học hỏi từ CEO. Những gì có thể quan sát và học được hàng ngày từ chính vị lãnh đạo của mình sẽ có ích cho người Trợ lý trong những lúc phải tự mình xử lý công việc.
5. Khả năng giao tiếp
Khả năng giao tiếp hết sức quan trọng không chỉ đối với người làm trợ lý mà còn là tất cả mọi người. Kỹ năng giao tiếp tốt sẽ giúp trợ lý tạo được thiện cảm với đồng nghiệp, đối tác cũng như khách hàng và nhất là với người lãnh đạo. Vậy làm sao để đánh giá nó đã tốt hay chưa?
Khả năng này được biểu hiện trước hết là qua việc lắng nghe, thấu hiểu và nắm bắt tâm lý đối phương, rồi đến thuyết phục và trao đổi thông tin. Ngoài ra, trong môi trường làm việc quốc tế, trợ lý cần có sự am hiểu về các nền văn hóa khác nhau bên cạnh vốn ngoại ngữ của mình.
Đây chính là yếu tố không thể thiếu để mang lại thành công cho công việc của người trợ lý riêng. Khả năng giao tiếp hoàn toàn có thể được trau dồi qua quá trình trải nghiệm trong công việc, học hỏi từ người khác, nghiên cứu sách vở hay tham gia các khóa học “kỹ năng mềm” chất lượng.
6. Khả năng pháp lý
Sẽ là rất lãng phí nếu phải tham vấn luật sư cho những vấn đề về pháp luật cơ bản. Kiến thức về luật sẽ rất hữu ích đối với trợ lý riêng trong việc tham mưu cho lãnh đạo về các hợp đồng kinh tế hay các vấn đề phát sinh khác trong công việc và cuộc sống của họ. Mặt khác, những kiến thức này cũng sẽ giúp trợ lý có thêm sự tự tin ở những lúc thay mặt giám đốc đưa ra quyết định.
7. Khả năng vi tính văn phòng
Đây là kỹ năng không hề lạ nhưng lại vô cùng cần thiết đối với một trợ lý riêng trong thời kỳ cách mạng 4.0. Không chỉ đơn thuần là xử lý tốt các tài liệu số hoá, mà người trợ lý còn phải tiên phong cập nhật những công nghệ mới. Qua đó, có thể hướng dẫn cho các lãnh đạo hay nhân viên trong công ty sử dụng để tiết kiệm thời gian, công sức, góp phần gia tăng hiệu quả làm việc.
Hiệu quả trong công việc của một trợ lý riêng được đo lường bởi sự thành công của lãnh đạo cả trong công việc lẫn cuộc sống. Tuy có không ít áp lực nhưng nếu thành công, người trợ lý sẽ tiến một bước dài trong trong sự nghiệp để trở thành một nhà quản lý và điều hành thực thụ.