Tình thế khẩn trương có thể khiến người trợ lý phải đưa ra những quyết định thiếu sáng suốt. Nếu đã hay đang trong hoàn cảnh vừa nêu, thì đã đến lúc bạn phải nhìn lại mình và hãy trang bị cho mình kỹ năng phân tích vấn đề cần thiết để trở thành một người trợ lý giỏi nhất.
Kỹ năng phân tích vấn đề là một trong những kỹ năng rất cần thiết trong học tập và làm việc bởi cuộc sống là một chuỗi những vấn đề đòi hỏi chúng ta phải giải quyết mà các vấn đề thì lại không giống nhau và cũng không có một công thức chung để áp dụng.
Chúng ta luôn phải tự trang bị cho mình những hành trang, kỹ năng và kiến thức cần thiết để khi vấn đề có cơ hội phát sinh thì chúng ta có thể vận dụng những gì mình có để giải quyết sao cho hiệu quả nhất.
Thông thường có 6 bước căn bản trong việc phân tích và giải quyết vấn đề:
1. Nhìn nhận và phân tích:
Chúng ta luôn có xu hướng cố gắng bằng mọi cách để giải quyết để rồi ngày càng trở nên rối rem trong ma trận phương pháp. Trước khi bạn cố tìm hướng giải quyết vấn đề, bạn nên xem xét kỹ đó có thật sự là vấn đề đúng nghĩa hay không, điểm mấu chốt là gì? Bạn không nên lãng phí thời gian và sức lực vào giải quyết nếu nó có khả năng tự biến mất hoặc không quan trọng.
2. Xác định chủ sở hữu của vấn đề:
Không phải tất cả các vấn đề có ảnh hưởng đến bạn đều do chính bạn giải quyết. Nếu bạn không có quyền hạn hay năng lực để giải quyết nó, cách tốt nhất là chuyển vấn đề đó sang cho người nào có thể giải quyết. Có một câu nói nửa đùa nửa thật nhưng cũng đáng để bạn lưu ý: “Nhiệt tình cộng với thiếu hiểu biết đôi khi thành phá hoại”.
3. Hiểu vấn đề:
Chưa hiểu rõ nguồn gốc của vấn đề sẽ dễ dẫn đến cách giải quyết sai lệch, hoặc vấn đề cứ lặp đi lặp lại. Nếu nói theo ngôn ngữ của y khoa, việc “bắt không đúng bệnh” thì chỉ trị triệu chứng, chứ không trị được bệnh, đôi khi “tiền mất, tật mang”. Bạn nên dành thời gian để lấy những thông tin cần thiết liên quan vấn đề cần giải quyết, theo gợi ý sau: Mô tả ngắn gọn vấn đề; nó đã gây ra ảnh hưởng gì?; Vấn đề xảy ra ở đâu?; Lần đầu tiên nó được phát hiện ra là khi nào?; Có gì đặc biệt hay khác biệt trong vấn đề này không?
Ở đây ta cần tìm hiểu vấn đề bằng cách đặt ra những câu hỏi.
– Tính chất của vấn đề (khẩn cấp, quan trọng)?
– Yêu cầu chỉ thị của cấp trên là gì?
– Nguồn lực để giải quyết vấn đề?
– Vấn đề này có thuộc quyền giải quyết của mình hay không?
– Bản chất của vấn đề là gì?
– Những đòi hỏi của vấn đề?
– Mức độ khó – dễ của vấn đề?
4. Chọn giải pháp:
Sau khi đã tìm hiểu được cội rễ của vấn đề, nhà quản lý sẽ đưa ra được rất nhiều giải pháp để lựa chọn. Yếu tố sáng tạo sẽ giúp nhà quản lý tìm được giải pháp đôi khi hơn cả mong đợi. Cần lưu ý là một giải pháp tối ưu phải đáp ứng được ba yếu tố: có tác dụng khắc phục giải quyết vấn đề dài lâu, có tính khả thi, và có tính hiệu quả.
5. Thực thi giải pháp:
Khi bạn tin rằng mình đã hiểu được vấn đề và biết cách giải quyết nó, bạn có thể bắt tay vào hành động. Để đảm bảo các giải pháp được thực thi hiệu quả, nhà quản lý cần phải xác định ai là người có liên quan, ai là người chịu trách nhiệm chính trong việc thực thi giải pháp, thời gian để thực hiện là bao lâu, những nguồn lực sẵn có khác.v.v…
6. Đánh giá:
Sau khi đã đưa vào thực hiện một giải pháp, bạn cần kiểm tra xem cách giải quyết đó có tốt không và có đưa tới những ảnh hưởng không mong đợi nào không. Những bài học rút ra được ở khâu đánh giá này sẽ giúp bạn giảm được rất nhiều “calori chất xám” và nguồn lực ở những vấn đề khác lần sau.
Có thể bạn sẽ cảm thấy hơi rườm rà nếu làm theo các bước trên. Vạn sự khởi đầu nan. Lần đầu tiên áp dụng một kỹ năng mới bao giờ cũng đòi hỏi sự kiên nhẫn và quyết tâm của bạn. Nếu bạn thường xuyên rèn luyện, thì dần dần kỹ năng giải quyết vấn đề sẽ trở thành phản xạ vô điều kiện.
Sau khi đã đưa vào thực hiện một giải pháp, bạn cần kiểm tra xem cách giải quyết đó có tốt không và có đưa tới những ảnh hưởng không mong đợi nào không. Những bài học rút ra được ở khâu đánh giá này sẽ giúp bạn giảm được rất nhiều “calori chất xám” và nguồn lực ở những vấn đề khác lần sau.
Các bước trên đây được xây dựng trên một nguyên tắc mà người ta tạm gọi là KOALA.
K:
Thông tin (Knowledge)
Thông tin (Knowledge)
O:
Mục tiêu (Objectives)
Mục tiêu (Objectives)
A:
Phương án (Alternatives):
Phương án (Alternatives):
L:
Đánh giá và lựa chọn (Look ahead)
Đánh giá và lựa chọn (Look ahead)
A:
Hành động (Action)
Hành động (Action)